So erzielen Sie den besten ROI für Ihre MIS-Investition

„Gib mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier Stunden damit verbringen, die Axt zu schärfen", sagte Abraham Lincoln.

Diese Analogie gilt für die Implementierung jeder neuen Software: Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung und letztlich zu einem gewinnbringenden Ergebnis.

Wir haben 5 Schlüsselbereiche zusammengestellt, auf die Sie achten sollten, um sicherzustellen, dass sich die Investition in ein neues Management-Informationssystem (MIS) auszahlt. Wie Sie sich wahrscheinlich schon denken können, geht es bei all diesen Schlüsselbereichen vor allem um die Vorbereitung:

1. Identifizieren Sie die gewünschten Ergebnisse (sowohl finanziell als auch betrieblich), bevor Sie das MIS kaufen.

TIPP: Das hört sich einfach an, aber wenn das System nur eine bessere Schnittstelle als die derzeitige bieten soll, ist es dann die Umstellung wert?

Vergewissern Sie sich vor dem Kauf des Systems, dass Sie alles sorgfältig geprüft haben:

• Beziehen Sie einen Repräsentanten jeder Benutzergruppe ein, um die Funktionalitäten zu bewerten, die ihre jeweilige Abteilung betreffen, und um zu beurteilen, wie diese ihre tägliche Arbeitsumgebung verbessern oder beeinträchtigen.

• Holen Sie Feedback von anderen Nutzern des Systems zu dessen Funktionen und Beschränkungen ein.

• Bitten Sie den Print-MIS-Anbieter um Demonstrationen Ihrer komplexesten Produkte.

2. Wägen Sie Kosten und Nutzen gegeneinander ab

TIPP: Unterschätzen Sie die Kosten für die IT-Infrastruktur nicht. Die Aufrüstung auf einen neuen Server wird häufig übersehen und sollte in die Projektkosten einkalkuliert werden.

Bringen die Kosten für einen neuen Server in Verbindung mit dem Preis der Software dem Unternehmen einen finanziellen Vorteil im Vergleich zu den gewünschten Ergebnissen, z. B. dem zusätzlichen Arbeitsvolumen, das die Mitarbeiter dadurch pro Jahr bearbeiten können? Oder würde ein neuer Mitarbeiter mehr Nutzen bringen, auch wenn die Produktivität mit dem bisherigen System geringer ist?

TIPP: Egal, wie lange Sie glauben, dass die Umsetzung dauern wird, oder wie lange man Ihnen sagt, dass sie dauern wird, sein Sie vorbereitet.

Es kann immer zu Projektabweichungen oder Änderungen des Projektumfangs kommen, und das hat Auswirkungen auf das Unternehmen, die berücksichtigt werden müssen.

TIPP: Sein Sie darauf vorbereitet, dass bei der Umsetzung etwas schiefgehen kann.

Und das ist der Elefant im Raum, über den niemand spricht! Es wird immer jemanden geben, der etwas falsch macht, was auf die mit einem neuen MIS verbundenen Arbeitspraktiken zurückgeführt werden kann. Im schlimmsten Fall kostet es das Unternehmen Geld. Wie Sie das finanziell absichern, ist Ihre unternehmerische Entscheidung.

3. Schätzen Sie die Risiken ein

TIPP: OK, hier ist der Knackpunkt – wenn das neue MIS Zahlen liefert, die zeigen, dass die „Große Nummer AG“ kein wirklich rentables Geschäft ist, werden Sie es dann ablehnen?

Entweder man glaubt an das System oder nicht, und das Vertrauen der Benutzer kommt vom Managementteam, das dies durchsetzt!

TIPP: Risiken sind nicht immer finanzieller Natur, sie können auch aus mangelnder Motivation entstehen.

Wie werden Sie damit umgehen, wenn das neue MIS einem Team Vorteile bringt, dem anderen aber nicht? So ist beispielsweise ein Angebot, das bisher vom Vertrieb sofort schnell durchgerechnet wurde, jetzt ausschlaggebend für den Produktionszyklus eines Auftrags, was dem Vertrieb die Kontrolle entzieht und für die Kalkulationsabteilung mehr Arbeit bedeutet. Können die Mitarbeiter in der Kalkulation dieses zusätzliche Volumen bewältigen? Ist es ok für die Mitarbeiter im Vertrieb, den Kunden nicht sofort einen Preis nennen zu können?

4. End-to-End-Szenarien-Test vor dem Go-Live

TIPP: Greifen Sie nicht einfach nur auf Ihre altbekannten Prozesse zurück! Wenn ein MIS nicht so funktioniert, wie Sie es seit 20 Jahren gewohnt sind, fragen Sie sich, warum.

Wenn Ihr neuer MIS-Partner 500+ Kunden hat und all diese Kunden mit komplexen Anfragen umgehen können und Sie nicht, dann stimmt etwas nicht. Treten Sie mit Ihrem neuen Partner in den Dialog, um herauszufinden, was es ist!

5. Messen Sie Ihre Daten

TIPP: Wieder ein Zitat von Abraham Lincoln: „Ich halte nicht viel von einem Mann, der heute nicht klüger ist als gestern.“

Dies gilt für jeden von uns, sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben. Ähnlich verhält es sich in diesem Fall: Wenn wir Daten wie die Angebotskonversionsrate oder die Produktionsgeschwindigkeit messen, ist es wichtig, die Mitarbeiter nicht für die Fehler der Vergangenheit verantwortlich zu machen.

Dass eine Konversionsrate von 20 % auf 10 % sinkt, ist nicht schlimm, wenn die 10 % jetzt eine profitablere Marge erzielen. Es ist alles relativ.

Wenn diese fünf Punkte Sie nicht von der Anschaffung eines neuen MIS abschrecken, dann haben Sie die richtige Einstellung, um ein neues System einzuführen, und werden die Früchte ihrer Anstrengungen ernten.