Comment obtenir le meilleur ROI dans un MIS

« Que l’on me donne six heures pour couper un arbre, j’en passerai quatre à préparer ma hache », a déclaré Abraham Lincoln.

Cette analogie est valable pour l’intégration de tout nouveau logiciel : la préparation est la clé d’une mise en œuvre réussie et, en fin de compte, d’un résultat rentable.

Nous avons rassemblé 5 domaines essentiels de réflexion pour garantir un retour sur investissement positif avec un nouveau système de MIS. Comme vous pouvez le deviner, ils ont tous un rapport avec la préparation :

1. Définissez les avantages souhaités (financiers et opérationnels) avant d’acheter le MIS.

CONSEIL : Cela semble logique, mais si le nouveau système est simplement censé proposer une meilleure interface par rapport au système actuel, cela vaut-il la peine de tout révolutionner ?

Veillez à procéder à un audit préalable à l’achat du système :

• Intégrez un représentant de chaque groupe d’utilisateurs pour évaluer la fonctionnalité qui affecte son service et en évaluer les conséquences bénéfiques et néfastes sur le travail quotidien.

• Demandez aux autres utilisateurs du système leur avis sur ses capacités et ses limites.

• Demandez au fournisseur de système de gestion de l’impression des démonstrations sur vos produits les plus complexes.

2. Analysez le rapport bénéfices/coûts

CONSEIL : Ne sous-estimez pas les coûts de l’infrastructure informatique. La mise à niveau vers un nouveau serveur est souvent négligée, mais elle doit être prise en compte dans le coût de tout projet.

Le coût d’un nouveau serveur, combiné au prix du logiciel, est-il financièrement avantageux pour l’entreprise par rapport aux résultats souhaités, par exemple la charge de travail annuelle supplémentaire effectuée par le personnel ? Ou bien le recrutement d’un nouveau collaborateur serait-il plus avantageux, malgré une productivité moindre avec le système actuel ?

CONSEIL : Quel que soit le temps que vous (ou d’autres personnes) pensez nécessaire à la mise en œuvre, reconsidérez les choses.

Les écarts de projets et les changements de portée ont tous des conséquences sur l’activité, ce dont vous devez tenir compte.

CONSEIL : Acceptez que les choses tourneront mal pendant la mise en œuvre.

C’est une évidence dont personne ne parle jamais. Il y aura toujours quelqu’un pour commettre une erreur imputable aux méthodes de travail liées à un nouveau MIS. Dans le pire des cas, cela coûtera de l’argent à l’entreprise. À vous de voir comment vous intégrez cette éventualité au budget.

3. Évaluez les risques

CONSEIL : Voilà donc la question fondamentale : si l’analyse chiffrée du nouveau système MIS révèle qu’un client n’est pas rentable, allez-vous en rester là ?

Vous pouvez vous fier au système ou non, mais la confiance des utilisateurs découle de l’équipe de management qui le déploie.

CONSEIL : Le risque ne porte pas toujours sur les finances : parfois il met en péril la motivation.

Si le nouveau système MIS profite à une équipe mais pas à l’autre, comment allez-vous gérer la situation ? Par exemple, un devis qui était auparavant rédigé au dos d’une enveloppe par le service commercial se retrouve désormais à la source du cycle de production d’un travail : le service commercial perd la main pendant que la charge de travail de l’équipe des devis augmente. Peut-il supporter cette charge supplémentaire ? Les commerciaux vont-ils accepter cette incapacité d’indiquer les prix aux clients sur place ?

4. Testez l’activité de bout en bout avant le démarrage

CONSEIL : Ne vous contentez pas de reproduire les processus historiques. Si le fonctionnement que vous reproduisez depuis 20 ans diffère de celui d'un système MIS, interrogez donc vos pratiques.

Si votre nouveau partenaire MIS compte plus de 500 clients et que ceux-ci, contrairement à vous, arrivent à traiter les mêmes demandes particulières, cela révèle un problème. Entamez le dialogue avec votre nouveau partenaire pour comprendre la situation.

5. Mesurez l’évolution

CONSEIL : Abraham Lincoln disait aussi : « Je n’ai pas beaucoup d’estime pour un homme qui n’est pas plus sage aujourd’hui qu’il ne l’était hier. »

Cela s’applique à chacun d’entre nous, tant sur le plan personnel que professionnel. Toutefois, dans ce cas, lorsque nous mesurons des éléments tels que le taux de conversion estimé ou les rythmes de production, il est important de ne pas réprimander les employés pour des erreurs commises par le passé.

Une baisse du taux de conversion de 20 % à 10 % n’est pas problématique si ces 10 % génèrent désormais une meilleure marge bénéficiaire. Tout est relatif.

Si ces cinq points ne vous dissuadent pas d’investir dans un nouveau système de MIS, c’est que vous avez l’état d’esprit adéquat pour mettre en place un nouveau système et en retirer les bénéfices.