Zu wissen, wo man mit einem Projekt beginnen soll, ist oft die schwierigste Hürde, und das ist in Sachen Druck-Integration nicht anders. Um diese Hürde zu umgehen, haben wir zwei erfahrene...
Den Wert von MIS-Daten erschließen: Warum Interaktion der Schlüssel ist
Warum die Interaktion mit Ihren MIS-Daten dabei helfen kann, Ihre Geschäftsziele zu erreichen
Ihr MIS ist eine wahre Fundgrube an Informationen, potenzielle Goldstücke, die nur darauf warten, entdeckt zu werden, und die Ihnen helfen können, die besten strategischen Entscheidungen zu treffen und die Richtung Ihres Unternehmens zu lenken.
Doch wenn Sie und Ihr Team diese Informationen nicht wirklich verstehen, verlieren diese Goldstücke ihren Wert.
Inhalt
Der Unterschied zwischen Daten sehen und Daten verstehen
Ich möchte hier eine Studie aus dem Buch „Smarter, Faster, Better“ von Charles Duhigg heranziehen, um den Unterschied zwischen dem Sehen von MIS-Daten und dem Verstehen dieser Daten zu veranschaulichen.
Im Jahr 2008 war die South Avondale Elementary School die am schlechtesten abschneidende Schule in Ohio. Das lag aber nicht daran, dass es an finanziellen Mitteln mangelte – die Stadt Cincinnati stellte Millionen von Dollar zur Verfügung und lokale Unternehmen wie Procter & Gamble gaben zusätzlich Gelder. Sie war nicht wie viele andere Schulen mit begrenzten Ressourcen konfrontiert, sondern verfügte über einige der besten Tools, darunter ausgefeilte Software zur Messung und Verfolgung der Schülerleistungen und deren Visualisierung auf Dashboards für die Lehrer.
Doch im Jahr 2008 erreichten 63 % der Drittklässler in South Avondale nicht die vom Bundesstaat festgelegten schulischen Mindeststandards. Was mich aufhorchen ließ, war die Tatsache, dass mehr als 90 % der Lehrer zugaben, dass sie den Dashboards keine Beachtung schenkten. Ich sehe immer wieder sehr positive Ergebnisse bei Unternehmen, die ihre Managementinformationen nutzen – was gemessen werden kann, kann auch gemanagt werden. Warum also nicht auch hier?
Die Schulbehörde von Cincinnati hatte eine Idee, was die Gründe sein könnten, und versuchte es mit einem neuen Ansatz. In South Avondale und 15 anderen Schulen mit schlechten Ergebnissen wurde die „Elementary Initiative“ eingeführt, eine Initiative, die auf der Idee aufbaut, dass Daten tatsächlich etwas verändern können, aber nur, wenn man weiß, wie man sie nutzen kann.
Sie baten die Lehrer, einen „Datenraum“ zu nutzen, in dem sie Testergebnisse auf Karteikarten übertragen, Diagramme zeichnen und spontane Experimente durchführen mussten. „Verbessern sich die Testergebnisse mit kleineren Lesegruppen?“ zum Beispiel. Anschließend schrieben sie dann die Ergebnisse auf Tafeln.
„In diesen Datenräumen passierte etwas Erstaunliches", sagt Yzvetta Macon, die speziell an die Schule geholt wurde, um in der Phase der Umgestaltung als Schulleiterin zu fungieren.
Neun Monate nach Beginn der Initiative nutzten die Lehrer den Datenraum täglich, um neue Experimente auszuprobieren, und die Testergebnisse der Schule hatten sich insgesamt mehr als verdoppelt. Im Schuljahr 2010-2011 verbesserte sich die Schule um drei Bewertungsstufen – die größte Steigerung akademischer Leistungen in der Geschichte des Distrikts.
„South Avondale zeigt, dass es einen Unterschied gibt zwischen dem Finden einer Antwort und einem Verständnis dafür, was diese Antwort tatsächlich bedeutet“, so Schulleiterin Macon.
Anstatt nur Informationen zu erhalten, waren die Lehrer gezwungen, sich mit diesen zu befassen, was zu einem besseren Verständnis führte. Und erst als ihnen das klar wurde, wussten sie, was sie tun mussten, um die Dinge zu verbessern.
Warum macht die Interaktion mit Daten einen Unterschied?
Wenn wir von zu vielen Informationen umgeben sind, fällt es uns möglicherweise schwerer, uns auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Wir leiden unter „Informationsblindheit“ – wenn unser Verstand nicht in der Lage ist, Daten aufzunehmen, weil es zu viel zu verarbeiten gibt.
Professor Martin Eppler von der Universität St. Gallen in der Schweiz, der sich mit dem Thema Informationsüberflutung beschäftigt, sagt: „Die Qualität der Entscheidungen der Menschen wird im Allgemeinen besser, je mehr relevante Informationen sie erhalten. Doch wenn die Datenmenge zu groß wird, erreicht ihr Gehirn eine Belastungsgrenze.“
Waren Sie schon einmal in einem Restaurant und sahen sich einer Speisekarte voller Auswahlmöglichkeiten gegenüber? Sie hatten Hunger und wussten, dass Sie unbedingt etwas essen wollten, konnten sich aber nicht entscheiden?
Studien zeigen, dass Menschen, die bei der Wahl ihrer Altersvorsorge mehr als sieben Optionen für die Art des Fonds haben, in den sie investieren können, deutlich seltener eine Entscheidung treffen und sich oft überhaupt nicht für einen der Pläne entscheiden. Wenn Sie immer mehr Optionen hinzufügen, sind Menschen weniger geneigt, eine Entscheidung zu treffen, und tendieren eher dazu, die Informationen in eine Schublade zu legen und sie zu vergessen.
Unser Gehirn sehnt sich nach maximal 2 oder 3 Optionen. Wenn wir also zu viele Informationen erhalten, die wir für eine Entscheidung benötigen, können wir nicht alle verarbeiten und neigen am Ende zu einer eher binären Entscheidung…
Option 1: „Soll ich versuchen, den Sinn all dieser Informationen zu verstehen?“
Option 2: „Oder soll ich sie ignorieren?“
Informationsblindheit vermeiden
Um Informationsblindheit zu vermeiden, wird empfohlen, mit den Daten zu interagieren, sie in kleinere Teile zu zerlegen und jeden einzelnen dieser Teile zu verstehen, bevor sie wieder als Ganzes zusammengefügt werden.
Im Grunde genommen müssen wir nur die obige Option 1 wählen ( bzw. Ihre Mitarbeiter dazu verpflichten, so wie bei den Lehrern der South Avondale Elementary School).
Zur Veranschaulichung dieses Punktes erläutert Professor Adam Alter von der NYU, dass er seinen Versuchspersonen bei der Durchführung von Experimenten manchmal Anweisungen in einer schwer lesbaren Schriftart gibt. Das heißt, dass sie sich beim Lesen und Verarbeiten der Wörter anstrengen müssen, was dazu führt, dass sie die Anweisungen besser verstehen und behalten.
Das Wesentliche hier ist, dass Sie nicht einfach MIS-Berichte an Ihre Mitarbeiter schicken und erwarten können, dass sie die volle Bedeutung der darin enthaltenen Informationen verstehen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, wie die Zahlen berechnet werden und woher die Daten stammen. Auf diese Weise wird ein wirkliches Verständnis dafür geschaffen, was von einem jeweiligen Bericht zu erwarten ist und was zu tun ist, wenn die Berichte nicht das aufzeigen, was wir uns erhoffen.
Wie Sie Ihr Team dazu bringen, wichtige MIS-Daten zu verstehen und mit ihnen zu arbeiten
Um dies in die Praxis umzusetzen, empfehle ich eine Überprüfung der Berichte, die Sie derzeit aus Ihren MIS-Daten erstellen, und die Hervorhebung der wichtigen KPIs für jede Abteilung, wie z. B.
- Verkäufe seit Jahresbeginn
- Mehrwert in %
- Angebotskonversionsrate
- % OEE
Setzen Sie sich dann mit jedem der betreffenden Teams zusammen, erklären Sie, warum ihre KPIs so wichtig für das Unternehmen sind, und zeigen Sie, wie sie berechnet werden, bevor Sie tatsächliche MIS-Daten zur Verfügung stellen und Ihr Team die Berechnungen selbst durchführen lassen. Wiederholen Sie dies regelmäßig wöchentlich/monatlich mit den neuesten Daten. Sie können das Verständnis noch weiter verbessern, indem Sie die Teams auffordern, die monatlichen Zahlen manuell auf einem Whiteboard aufzuzeichnen. Der manuelle Umgang mit Daten erleichtert es uns, sie zu verarbeiten.
Zusammenarbeiten und darüber reden
Ich glaube, ein zweiter Punkt, der in der Studie über die South Avondale School leicht übersehen werden kann, ist der indirekte Wert, der aus der Zusammenarbeit der Mitarbeiter erwächst. In einem Datenraum zu sitzen und gemeinsam die Ergebnisse aufzuzeichnen förderte das Gespräch zwischen den Lehrern über die von ihnen erstellten Berichte. Auf diese Weise konnten sie verschiedene Ideen und Möglichkeiten zur Gruppierung der Daten und zur Bewältigung der Probleme austauschen, um zu sehen, ob sich die Ergebnisse dadurch verbessern.
Duhigg verweist auf ein weiteres Beispiel aus der Praxis eines Inkasso-Callcenters für eine amerikanische Bank, in dem das Team, das die ältesten Schulden bearbeitete, alle anderen Teams bei der Zahlungsabwicklung übertraf und auch von den Kunden positives Feedback erhielt! Üblicherweise gilt: Je älter die Schulden sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie jemals beglichen werden. Warum also dieses unerwartete Ergebnis?
Das lag vor allem daran, dass das Team seine Daten gemeinsam analysierte und sich darüber austauschte, welche Ideen zur Verbesserung der Ergebnisse ausprobiert werden sollten. Sie setzten die jeweiligen Ideen in die Praxis um, analysierten sie und besprachen sie erneut. Auf diese Weise konnten sie herausfinden, wann sie die verschiedenen Profilgruppen am besten anrufen und wie sie mit ihnen je nach ihrer individuellen Situation sprechen sollten. Zum Beispiel war es eine Idee, vormittags Hausfrauen anzurufen, weil Frauen eher bereit sind, Schulden zu begleichen, und die Wahrscheinlichkeit groß war, dass sie zu dieser Zeit zu Hause waren. Bei Geschäftsleuten war es besser, sie um die Mittagszeit auf ihrem Handy anzurufen mit einem signalisierten Verständnis, dass man sie zwischen Meetings erwischte, um ihnen das Gefühl zu geben, wichtig zu sein... Die verschiedenen Ideen waren oft subtil, aber durch das Verfolgen und Besprechen der Ergebnisse konnten sie ihren Ansatz und ihre Ergebnisse weiter verfeinern und verbessern.
Organisieren Sie Besprechungen, in denen Ergebnisse erörtert und anschließend zusammengefasst werden. Verwenden Sie eventuell sogar Live-Berichte oder Dashboards, mit denen Sie im Team diskutieren können, was die Ergebnisse für das Unternehmen bedeuten, und entwickeln Sie innovative Ideen für Veränderungen, die die Leistung beeinflussen könnten.
Beginnen Sie mit Ihrem Polarstern
Die Polarstern-Metrik ist ein wirkungsvolles Konzept, das in den letzten Jahren aus dem Silicon Valley zu uns gekommen ist. Es handelt sich dabei um eine Methode, sich auf eine einzige Metrik zu konzentrieren, die den Kernwert, den Ihr Produkt den Kunden bietet, am besten erfasst. Der Fokus auf nur eine Schlüsselmetrik macht es einfacher, Ihr Team dazu zu bringen, sich mit der einen Sache zu beschäftigen, die für das Wachstum Ihres Unternehmens am wichtigsten ist. Das kann zudem bei der Entscheidungsfindung und der Festlegung von Prioritäten helfen und sicherstellen, dass alle Entscheidungen und Maßnahmen auf Ihre wichtigsten Metriken und Ziele abgestimmt sind.
Als Ausgangspunkt könnten Sie Ihren Deckungsbeitrag/Umsatz-Prozentsatz (c/s%) heranziehen, eine Kennzahl, die die Höhe des Umsatzes misst, der zur Deckung Ihrer Gemeinkosten zur Verfügung steht und somit Gewinne generiert. Nur ein Team, das die Berechnung dieses Verhältnisses wirklich versteht, kann nachvollziehen, warum es so wichtig ist, sich auf Aufträge zu konzentrieren, die den besten c/s% für Ihr Unternehmen liefern. Und dann ist es möglich, das Ihr Team Wege findet, diesen Prozentsatz zu erhöhen, so wie es die Lehrer der South Avondale Elementary School oder das Team der American Bank mit ihren Daten getan haben.
