Setzen Sie das Potenzial Ihres MIS frei: Tipps von den Experten

Die erfolgreichsten Druckunternehmen sind diejenigen, die ihr Management-Informationssystem (MIS) voll ausschöpfen und stetig nach neuen Möglichkeiten der Weiterentwicklung suchen.

Das ist die Botschaft, die in den jüngsten Interviews mit unseren Implementierungsspezialisten laut und deutlich zum Ausdruck kam.

In diesen Interviews haben wir die Experten nach Tipps und Ratschlägen befragt, die unseren Kunden helfen sollen, das Beste aus ihrem Managementinformationssystem (MIS) herauszuholen. Das haben wir herausgefunden.

Inhalt

• Haushaltsführung – einmal im Monat ausmisten hat große Vorteile
• Integration –  Profitieren Sie von den Vorteilen vernetzter Arbeitsabläufe
• Arbeiten Sie mit Ihrem Softwarepartner zusammen, um Ihr MIS weiterzuentwickeln
• Sammeln Sie Kundendaten, um Ihre CX zu verbessern
• Analysieren Sie Ihre Daten mit Hilfe von Reporting Tools

Haushaltsführung – einmal im Monat ausmisten hat große Vorteile

Das MIS ist das Herzstück Ihres Unternehmens und berührt jede Facette Ihres Betriebs, daher sollten Sie ihm von Zeit zu Zeit ein wenig Aufmerksamkeit schenken. Eine regelmäßige Überprüfung stellt sicher, dass alle MIS-Benutzer die richtigen Informationen an den richtigen Stellen eingeben. Hier einige Beispiele:

• Erfassen die CRM-Benutzer alle Informationen, die Sie für Ihre Berichterstattung benötigen, z. B. in welcher Branche der Kunde tätig ist oder welche Marketingkampagne die Anfrage ausgelöst hat?

• Werden Aufträge als abgeschlossen markiert, sobald alle Produktions- und Verkaufsaktivitäten abgeschlossen sind?

• Werden die Lieferungen nach Erhalt der Lieferbestätigung als abgeschlossen markiert?

• Werden die Rechnungen geschlossen? Das ist besonders wichtig, wenn Sie genaue Finanzberichte erstellen wollen, um sich besser auf den kommenden Monat vorzubereiten.

Wir empfehlen unseren Kunden, jeden Monat einen Tag der Haushaltsführung zu widmen. Auf diese Weise behalten sie den Überblick und haben Zugang zu Metriken, die es ihnen ermöglichen, Geschäftsleistungen zu bewerten und die Zukunft zu planen. Sie profitieren außerdem von genauen historischen Daten, die sie für Prognosen für das laufende Jahr nutzen können. Wenn z. B. die Novembermonate der letzten beiden Jahre besonders ruhig waren, können sie diese Erkenntnisse nutzen, um Werbeaktionen zu planen oder unterschiedliche Kundentypen in neuen Märkten anzusprechen.

Unseren Experten zufolge haben die erfolgreichsten Druckunternehmen jemanden, der sich mit dem MIS auskennt und der einen Tag im Monat von den üblichen Aufgaben freigestellt wird, um sich um die Haushaltsführung zu kümmern.

Integration –  Profitieren Sie von den Vorteilen vernetzter Arbeitsabläufe

Ein weiteres wichtiges Unterscheidungsmerkmal, das unsere Experten bei Druckunternehmen sehen, ist ihre Einstellung zur Integration und Konnektivität. Es sind die Druckereien, die Zeit in die Entwicklung eines automatisierten und vernetzten Workflows investieren, die in der Branche führend sind. Nutzbringende Integrationen sind:

• Buchhaltungspakete – Durch die Integration in ein Buchhaltungspaket entfällt die Notwendigkeit der doppelten Eingabe bei Konten, was eine Menge Zeit spart.

• Druckmaschinen-Integrationen –  Die Verwendung von JDF zur Übermittlung von Produktionsinformationen von Ihrem MIS an Ihre Druckmaschinen ist eine sehr effektive Zeitersparnis. Das Einspeisen von Produktionsfeedback zurück in das MIS ermöglicht es Ihnen, mit den tatsächlichen Auftragskosten anstatt mit den geschätzten Kosten zu arbeiten.

• Storefronts –  Wir haben zahlreiche Kunden, die selbst entwickelte oder von Drittanbietern bereitgestellte Storefronts verwenden, über die ihre Kunden online bestellen können, was dann direkt als Bestellung in ihr MIS einfließt, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.

Dieses letzte Beispiel war ein echter Wendepunkt für einen unserer Kunden. Dieser Kunde hatte mit Hilfe von Online-Bestellung derart reibungslose Arbeitsabläufe geschaffen, dass täglich mehr Bestellungen generiert wurden, als manuell bearbeitet werden konnten. Durch die Integration seines MIS mit ihrer Storefront konnte dieses Problem gelöst werden. Jetzt ist der erste menschliche Kontaktpunkt der Moment, in dem der Auftrag im MIS sitzt und druckbereit ist!

Arbeiten Sie mit Ihrem Softwarepartner zusammen, um Ihr MIS weiterzuentwickeln

In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden sehen wir uns gerne als Partner, nicht nur als Softwareanbieter. Wir möchten, dass unsere Kunden uns als zusätzliches Mitglied ihres Teams ansehen. So können wir ihnen am besten helfen, sich mithilfe von Technologie kontinuierlich zu verbessern.

Um also das Beste aus Ihrem MIS herauszuholen, ist es wichtig, dass Sie diese Chance nutzen und regelmäßig mit Ihrem Anbieter kommunizieren. Ihr Anbieter ist da, um Fragen zu beantworten, Fachwissen weiterzugeben, Ideen auszutauschen und bei Projekten zu helfen, wo er kann. Unsere Implementierungsspezialisten sagen, dass dieser Kundenaustausch für sie ein Antrieb ist. Scheuen Sie sich also nicht, Kontakt aufzunehmen und diese Beziehung aufzubauen!

Sammeln Sie Kundendaten, um Ihre CX zu verbessern

Um sich von der Konkurrenz abzuheben und Ihr Geschäft zu steigern, müssen Sie Ihre Kampagnen an die richtigen Zielpersonen richten. Aber woher wissen Sie, welche Kunden Sie mit welchem Produkt ansprechen sollten?

Wenn Ihr MIS über ein integriertes Kundenbeziehungsmanagement (CRM) verfügt, können Sie sehen, nach welchen Produkten Ihre Kunden und Interessenten suchen, und Ihr Verkaufsteam kann diese Daten für eine gezieltere Kommunikation einsetzen.

Die Druckereien, die ihr MIS nutzen, um diese Art von Informationen über ihre Kunden zu erfassen, sind diejenigen, die ihre Umsätze steigern und ein besseres Kundenerlebnis bieten. Eine Studie von Hotjar aus dem Jahr 2019 hat gezeigt, dass die zweitgrößte Frustration der Kunden mit Unternehmen darin besteht, dass ihre Bedürfnisse von den Mitarbeitern nicht verstanden werden.

Der Rat unserer Experten lautet daher: Stellen Sie sicher, dass Sie die CRM-Funktionen in Ihrem MIS optimal nutzen und dass Sie Ihre CRM-Daten für gezielte Vertriebs- und Marketingmaßnahmen sowie für die Kundenkommunikation aufzeichnen (und nutzen!).

Analysieren Sie Ihre Daten mit Hilfe von Reporting Tools

Seit Beginn des Konjunkturabschwungs, als das Streben nach Kostensenkung und Abfallvermeidung zu einem Hauptanliegen wurde, sind sich die Druckereien der Bedeutung von Daten und Berichten verstärkt bewusst. Zu jener Zeit wurde das MIS verwendet, um KPIs zu generieren sowie Finanzberichte, um diese Schlüsselmetriken auf monatlicher oder wöchentlicher Basis zu verfolgen. Doch stehen Druckunternehmen mittlerweile weitaus mehr Tools zur Verfügung, mit denen sie ihre Daten analysieren können.

Business Intelligence (BI)-Tools bieten Führungskräften der Druckindustrie einen genauen Einblick in ihre Geschäftsabläufe. Während Berichte einen statischen Überblick über die aktuellen Vorgänge geben, zeigt BI auf, warum etwas passiert, sowie Wege, wie die Dinge zukünftig verbessert werden können.

Es ist wichtig zu betonen, dass die in Ihrem MIS enthaltenen Standardberichte nach wie vor ausgesprochen wertvoll für die Analyse Ihrer Unternehmensleistung sind. Ein BI-Tool ergänzt diese, aber es ersetzt sie nicht. Berichte sind nützlich, um dieselben Informationen über bestimmte Zeiträume hinweg aufzuzeigen, damit sich die Mitarbeitenden an das Format und die Art der bereitgestellten Informationen gewöhnen und auf einen Blick ihre Ergebnisse einsehen können. Wenn Sie jedoch ein BI-Tool in Ihr Arsenal aufnehmen, erhalten Sie zusätzliche Möglichkeiten –  Sie machen Trends, Chancen und Einblicke sichtbar, von denen Sie nicht wussten, dass sie existieren, und sind in der Lage, fundiertere Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.