Les raisons de vous équiper d'un logiciel de BI pour une meilleure analyse

Nous avons récemment abordé la question de l’analyse de données et nous avons demandé leur avis à nos clients.

À l’unanimité, les personnes présentes se sont accordées sur l’importance fondamentale de l’accès aux données d’activité et leur utilisation en soutien aux décisions stratégiques.

Ce n’est pas très surprenant : après tout, il s’agissait d’imprimeries qui, non seulement ont investi dans une solution de système d’information de gestion (MIS), mais ont aussi pris le temps d’assister à une réunion d’utilisateurs. Ce sont des entreprises qui reconnaissent la valeur de ce genre de logiciel et qui savent quels peuvent en être les effets positifs sur leur activité.

Apparemment, ce n’est pas le cas de toutes les imprimeries. Une étude récente de BCG a démontré que, même si les dirigeants du secteur industriel comprennent la puissance du Big Data et si 72 % déclarent s’appuyer sur des données avancées pour améliorer la productivité, seuls 17 % affirment exploiter l’analyse de données.

...72 % s’appuient sur des données avancées pour améliorer la productivité, mais seuls 17 % affirment exploiter l’analyse de données

Et c’est bien dommage. En effet, l’avantage concurrentiel se trouve précisément là. L’analyse de vos données MIS facilite réellement la prise de décisions stratégiques, vous aide à mieux comprendre votre activité, le secteur de l’imprimerie, vos clients et les tendances du marché. Cette analyse vous aidera à prévoir vos recettes et à améliorer la productivité de vos collaborateurs, de vos logiciels et de vos machines.

Si vous ne pouvez pas le définir, vous ne pouvez pas le mesurer. Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer. Si vous ne l’améliorez pas, cela se dégrade. - William Thomson Kelvin.

Contenu 

• L’avenir de l’analyse de données : un passage au niveau supérieur
• Comment fonctionne un logiciel de BI ?
• 7 exemples d’utilisation d’un logiciel de BI dans votre activité
• Affaire conclue ? Les premiers pas dans l’utilisation d’un logiciel de BI

L’avenir de l’analyse de données : un passage au niveau supérieur

Traditionnellement, l’analyse de données se concentre sur la création d’un ensemble de rapports, physiques ou numériques, qui extraient vos données et les présentent sous la forme d’une histoire composée de faits et de chiffres. Bien que ce type d’analyse représente un formidable outil d’acquisition de données de niveau intermédiaire pour votre activité d’imprimerie, elle présente quelques limites si vous souhaitez creuser davantage le sujet.

Voilà pourquoi nous pensons que l’avenir de l’analyse de données repose sur l’utilisation d’un logiciel de BI pour interroger les données de votre MIS et visualiser les tendances.

...l’avenir de l’analyse de données repose sur l’utilisation d’un logiciel de BI

Jusqu’à récemment, de nombreux imprimeurs et transformateurs considéraient les logiciels de BI comme plutôt inaccessibles en raison de leur coût élevé. Mais avec les progrès continus de la technologie et l’importante chute des prix, nous avons observé une augmentation constante du nombre de nos clients qui utilisent la BI.

L’un des meilleurs exemples est le logiciel Power BI de Microsoft, une solution très intuitive, esthétique et (pour couronner le tout) gratuite dans la plupart des abonnements Office 365.

Comment fonctionne un logiciel de BI ?

La plupart des logiciels de BI se connectent généralement aux données stockées dans votre logiciel MIS par l’intermédiaire d’une API. Ils peuvent servir à analyser des bases de données disparates qui contiennent par exemple des informations sur les devis, les commandes et les délais de livraison. Ils peuvent ensuite les présenter sous une forme qui vous permet de visualiser rapidement les tendances et d’obtenir des informations sur votre activité. Vous pouvez créer vos propres tableaux de bord en indiquant les données que vous souhaitez analyser ainsi que leur présentation, par exemple sous forme de graphiques, de synthèses, de pourcentages ou de tableaux.

Les tableaux de bord sont interactifs et se mettent à jour instantanément dès que vous modifiez un filtre ou sélectionnez une information, ce qui les rend particulièrement adaptés aux réunions, notamment les réunions stratégiques. L’époque est révolue où vous imprimiez un rapport en 10 exemplaires, ce qui ne vous assurait pas pour autant de répondre à une question sur les données sans devoir publier un nouveau rapport. Désormais, vous n’avez qu’à consulter les tableaux de bord interactifs et parcourir les données en temps réel.

Voici 7 exemples d’utilisation d’un logiciel de BI dans votre activité :

1. Interroger les données de ventes par produit.

Vous avez créé un tableau de bord qui analyse la rentabilité de chacune de vos familles de produits. Il révèle que les étiquettes en rouleau ont été votre produit le plus rentable en 2022. Mais vous pouvez aller plus loin en explorant alors les données pour identifier la sous-catégorie la plus populaire. Était-ce le vinyle ? Le polyester ? La feuille d’aluminium ? Il est peut-être temps d’augmenter vos capacités de production dans l’un de ces domaines et d’investir dans de nouveaux équipements.

2. Analyser l’engagement récent d’un client précis

Vous souhaitez analyser l’activité commerciale avec votre plus gros client pour voir comment la situation a évolué depuis la pandémie : vous créez donc le tableau de bord ci-dessous. Les ventes de 2019 s’affichent à côté de celles de 2021 et vous constatez immédiatement qu’une forte baisse s’est produite et que cette tendance se poursuit mois après mois. Il est temps de relancer cette relation commerciale !

3. Comparer les chiffres de vente de vos commerciaux

Les entretiens individuels avec votre équipe commerciale approchent, donc vous créez un tableau de bord qui indique qui a généré le plus de profits et qui a atteint ses objectifs. Il est temps de réveiller l’esprit de compétition de votre équipe !

4. Identifier vos produits et vos secteurs les plus rentables

Vous pouvez également générer une matrice BCG pour obtenir une représentation graphique de votre portefeuille de produits et visualiser le classement des produits, du plus performant au moins performant. Cela vous permettra d’éclairer vos décisions commerciales et de savoir sur quoi concentrer vos efforts futurs.

Pour les novices en matière de matrice BCG, le graphique est divisé en quatre sections :

• Vedettes – Rentabilité élevée et facilité de production
• Vaches à lait – Rentabilité élevée, mais facilité de production moindre
• Poids morts – Rentabilité basse et difficulté de production
• Dilemmes – Rentabilité basse, mais facilité de production

C’est un excellent moyen de déterminer les produits et les secteurs sur lesquels vous devez concentrer vos efforts (vos vedettes), ou ceux que vous devriez abandonner, voire sous-traiter (vos poids morts et vos dilemmes). Vous pouvez aussi vous en servir pour identifier les domaines qui nécessitent une rationalisation et une automatisation de vos processus de production afin d’augmenter vos marges bénéficiaires (vos vaches à lait).

5. Utiliser vos données pour identifier les tendances et prévoir l’activité à venir

Les tableaux de bord de BI proposent la comparaison de données, ce qui vous permet d’utiliser les filtres pour obtenir des informations visuelles sur le nombre de commandes mensuelles précédentes et analyser les types de produits vendus ou les types de clients qui ont passé des commandes, etc. Vous pouvez donc analyser les tendances des années précédentes et prévoir le moment où l’activité va augmenter, ce qui vous permet de vous y préparer.

Par exemple, vous pouvez déduire de l’analyse que le nombre de roll-ups commandés en novembre a augmenté par rapport au mois précédent ces trois dernières années, donc anticiper et commander plus de matières premières en avance.

6. Mesurer les temps de calage de chaque opérateur

Analysez vos données d’atelier pour connaître les temps de calage moyens par période, puis affinez ces données pour visualiser ces informations pour chaque opérateur. Effectuez une analyse des tendances pour identifier des axes d’amélioration. Peut-être que l’équipe de nuit est moins rapide que l’équipe de jour : grâce à cette connaissance, vous pouvez en rechercher les raisons et éventuellement prévoir des formations supplémentaires pour résoudre le problème.

7. Analyser les délais de réponse pour identifier les améliorations à apporter à l’expérience client

Vous pouvez également analyser les données relatives au délai de réponse afin d’identifier les axes d’amélioration. Par exemple, quel est le délai moyen entre le moment où une commande est passée et celui de son expédition ? Quel est le délai d’attente des clients entre leur demande de devis et l’envoi de celui-ci ? En identifiant ces tendances, vous pouvez désormais œuvrer pour automatiser davantage les processus impliqués dans cette tâche.

Lisez ces exemples :

• Réduisez le temps consacré au traitement des bons de commande et des factures en numérisant le processus. L’un de nos clients l’a fait récemment : voici comment.
  
• Si vous trouvez que vos représentants du service client passent trop de temps à traiter les visuels et que des erreurs coûteuses passent inaperçues pendant plusieurs jours dans le flux de travail, vos données le révéleront. Vous pouvez mettre en place un système de traitement automatisé des visuels : votre service client n’aura ainsi plus qu’à traiter les erreurs signalées par le logiciel.

Une étude de 2018 révélait que seulement 40 % des grandes entreprises avaient généralisé l’automatisation ou automatisé entièrement les processus dans au moins un de leur domaine d’activité.(McKinsey, 2018). Toute occasion d’automatiser votre flux de travail est donc bonne à saisir. Vous pouvez l’exploiter pour vous démarquer et améliorer l’expérience client !

...en 2018, seulement 40 % des grandes entreprises avaient généralisé l’automatisation

Affaire conclue ? Voici comment faire vos premiers pas dans l’utilisation d’un logiciel de BI

1. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur de logiciel de MIS au sujet des logiciels et intégrations existants.
2. Abonnez-vous à un logiciel tel que Power BI, de Microsoft. Nous vous rappelons qu’il est gratuit dans la plupart des abonnements Office 365, ce qui est un excellent point de départ.
3. Identifiez une personne de votre équipe qui affiche de l’intérêt pour les données et l’amélioration continue, puis désignez-la comme chef de projet BI officiel. Cette personne aura également la responsabilité de distribuer les licences d’utilisation au reste de l’équipe et de nettoyer et actualiser régulièrement les données.
4. Nous préconisons toujours d’avoir une équipe en charge des projets d’amélioration continue qui impliquent l’automatisation et la systématisation. Cette équipe représente le groupe parfait pour travailler sur l’implantation du logiciel de BI dans l’entreprise.
5. Veillez à ce que votre équipe dispose de tout le nécessaire pour réussir cette démarche, par exemple la technologie adaptée et des moments spécifiques pour travailler sur le projet.
6. Ensuite, assurez-vous que vos données issues du MIS sont fiables et optimisées, sans quoi vous risquez le fameux « garbage in, garbage out » (données médiocres, résultat médiocre). Par exemple, vérifiez si les projets et les types de produits sont correctement paramétrés et si les projets sont toujours marqués comme terminés. Si vous permettez une gestion sommaire des données, puis que vous mettez en place un logiciel de BI, vous allez vite le comprendre. Cela ne doit cependant pas vous décourager d’utiliser ces tableaux de bord de BI : en fait, vous pouvez les utiliser pour identifier les données désordonnées, puis élaborer des stratégies pour les remettre en ordre.
7. Trouvez et rejoignez une communauté BI. Par exemple, Power BI possède une communauté dédiée ainsi que des groupes d’utilisateurs pour des personnes du monde entier qui souhaitent entrer en relation avec d’autres personnes du même profil pour partager leurs idées, renforcer leurs compétences et s’informer sur les nouveaux produits. Ces sites sont parfaits pour demander des conseils et obtenir de l’aide lors de vos premiers pas.

... les entreprises qui utilisent un logiciel de BI pour l’analyse de données sont destinées au succès

Grandes sont les possibilités d’exploiter les données issues de votre logiciel d’estimation et de MIS pour mieux comprendre votre activité, vos clients et vos processus afin de maintenir une dynamique d’amélioration. De plus, les entreprises qui utilisent un logiciel de BI pour analyser leurs données ont une longueur d’avance dans la course vers le succès.

Nous espérons que cet article vous a donné envie de vous lancer dans votre propre aventure dans le monde des données et de mettre en place un logiciel de BI qui vous permettra d’élaborer des stratégies plus éclairées et de prendre des décisions plus judicieuses.