Warum Sie eine BI-Software für bessere Geschäftseinblicke brauchen

Vor kurzem haben wir uns mit dem Thema Datenanalyse beschäftigt und unsere Kunden im Rahmen einer Veranstaltung befragt, was sie darüber denken.

Alle Beteiligten im Raum waren sich ausnahmslos einig, dass der Zugriff auf Unternehmensdaten und deren Nutzung zur Unterstützung strategischer Entscheidungen außerordentlich wichtig ist.

Das ist nicht weiter verwunderlich, denn schließlich handelte es sich um Druckereien, die nicht nur in eine Management-Informationslösung (MIS) investiert, sondern sich auch die Zeit genommen haben, an einer Anwenderveranstaltung teilzunehmen. Es handelt sich um Unternehmen, die den Wert dieser Art von Software zu schätzen wissen und die verstehen, welche positiven Auswirkungen sie auf ihr Geschäft haben kann.

Aber anscheinend ist das noch nicht für jedes Druckunternehmen der Fall. Ein kürzlich veröffentlichter Bericht von BCG zeigt, dass, obwohl Führungskräfte in der Fertigungsindustrie die Möglichkeiten von Big Data verstehen und 72 % angaben, dass sie sich auf erweiterte Daten verlassen, um ihre Produktivität zu verbessern, lediglich 17 % angaben, Datenanalysen zu nutzen.

...72 % verlassen sich auf erweiterte Daten, um die Produktivität zu verbessern, doch nur 17 % geben an, Datenanalysen zu nutzen

Und das ist die Schwachstelle. Denn genau hier liegt der Wettbewerbsvorteil. Es ist die Analyse Ihrer MIS-Daten, die die strategische Entscheidungsfindung wirklich unterstützt und Ihnen hilft, Ihr Unternehmen, die Druckindustrie, Ihre Kunden und Markttrends optimal zu verstehen. Das hilft Ihnen bei der Umsatzprognose und der Steigerung der Produktivität Ihrer Mitarbeiter, Software und Maschinen.

Was nicht definiert ist, kann nicht gemessen werden. Was nicht gemessen wird, kann nicht optimiert werden. Was nicht verbessert wird, wird schlechter. - William Thomson Kelvin.

Inhalt 

• Die Zukunft der Datenanalyse – die nächste Stufe
• Wie funktioniert die BI-Software?
• 7 Beispiele, wie Sie BI-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen können
• Überzeugt? Hier erfahren Sie, wie Sie BI-Software einsetzen können

Die Zukunft der Datenanalyse – die nächste Stufe

Ursprünglich hat sich die Datenanalyse auf die Erstellung einer Reihe von Berichten konzentriert, entweder in physischer oder digitaler Form, in denen Daten extrahiert und als lesbarer Inhalt in Form von Fakten und Zahlen dargestellt wurden. Diese Art von Analyse ist zwar eine hervorragende Quelle für die Gewinnung von Daten auf mittlerer Ebene für Ihr Druckgeschäft, kann aber ziemlich begrenzt sein, wenn Sie etwas tiefer gehen wollen.

Deshalb glauben wir, dass die Zukunft der Datenanalyse in der Verwendung von BI-Software zur Abfrage Ihrer MIS-Daten und zur Visualisierung von Trends liegt.

...die Zukunft der Datenanalyse liegt in der Verwendung von BI-Software

Bislang galt BI-Software aufgrund der hohen Kosten für viele Druckereien und Verarbeiter als unzugänglich. Doch mit der Weiterentwicklung der Technologie und drastisch sinkenden Preisen steigt die Zahl unserer Kunden, die BI einsetzen, stetig an.

Ein hervorragendes Beispiel hierfür ist PowerBI von Microsoft, eine sehr intuitive, leicht zu bedienende Lösung, die (und das ist das Beste) bei den meisten Office 365-Abonnements kostenlos ist.

Wie funktioniert die BI-Software?

Die meisten BI-Programme werden in der Regel über eine API mit den in Ihrer MIS-Software gespeicherten Daten verbunden und können dazu verwendet werden, unterschiedliche Informationsdatenbanken wie z. B. zu Angeboten, Aufträgen und Lieferzeiten zu analysieren und sie dann so darzustellen, dass Sie Trends schnell erkennen und Einblicke in Ihr Unternehmen gewinnen. Sie können Ihre eigenen Dashboards erstellen, indem Sie angeben, welche Daten Sie analysieren möchten und wie diese Daten angezeigt werden sollen, z. B. in Form von Diagrammen, Zusammenfassungen, Prozentsätzen oder Tabellen.

Da die Dashboards interaktiv sind und sich bei jeder Änderung eines Filters oder Auswahl einer Information sofort aktualisieren, eignen sie sich hervorragend für die Teilnahme an Besprechungen, insbesondere strategischer Art. Sie müssen nicht mehr 10 Kopien eines Berichts ausdrucken und können dann doch keine Antwort auf eine Frage zu diesen Daten geben, ohne einen neuen Bericht zu erstellen! Sie können einfach die interaktiven Dashboards aufrufen und die Daten in Echtzeit durchgehen.

Hier sind 7 Beispiele, wie Sie BI-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen können

1. Fragen Sie Verkaufsdaten nach Produkt ab

Sie haben ein Dashboard erstellt, das die Rentabilität jedes Ihrer Produkttypen analysiert. Es zeigt, dass Rollenetiketten im Jahr 2022 Ihr profitabelstes Produkt waren. Aber das ist noch nicht alles –  Sie können die Daten jetzt weiter aufschlüsseln, um die beliebtesten Unterkategorien zu ermitteln. War es Vinyl? Polyester? Folie? Vielleicht ist es an der Zeit, die Kapazität in einem dieser Bereiche zu erhöhen und in neue Geräte zu investieren!

2. Analysieren Sie die jüngsten Interaktionen mit einem bestimmten Kunden

Sie möchten analysieren, wie sich die Situation bei Ihrem größten Kunden entwickelt hat, um zu sehen, wie sich die Dinge seit der Pandemie verändert haben. Sie erstellen also das folgende Dashboard. Die Umsätze des Jahres 2019 werden im Vergleich zu den Umsätzen des Jahres 2021 angezeigt, so dass Sie sofort sehen können, dass ein starker Rückgang zu beobachten ist und sich dies Monat für Monat fortsetzt. Es ist an der Zeit, diesem Kunden etwas mehr Aufmerksamkeit zu schenken!

3. Vergleichen Sie die Leistung verschiedener Verkaufsvertreter

Es stehen Leistungsbeurteilungen für Ihre Verkaufsvertreter an und Sie erstellen dementsprechend ein Dashboard, aus dem hervorgeht, wer den größten Gewinn erzielt und seine Ziele erreicht hat. Es ist an der Zeit, an ihren Wettbewerbsgeist zu appellieren!

4. Identifizieren Sie Ihre profitabelsten Produkte und Sektoren

Es ist Ihnen möglich, ein BCG-Diagramm zu erstellen, das Ihr Produktportfolio grafisch darstellt und eine Rangfolge der Produkte mit der besten bis schlechtesten Leistung aufstellt und Ihnen so bei Entscheidungen zur Gestaltung Ihrer Geschäftsaktivitäten hilft.

Für diejenigen unter Ihnen, die mit dem Konzept der BCG-Diagramme nicht vertraut sind, hier eine kurzer Überblick über die vier Abschnitte des Diagramms:

• Stars – Hohe Gewinne und effizient in der Produktion
• Cash Cows – Hohe Gewinne, aber weniger effizient in der Produktion
• Dogs – Geringe Gewinne und ineffiziente Produktion
• Question Marks – Geringe Gewinne, aber effizient in der Produktion

Dies ist eine ausgezeichnete Methode, um herauszufinden, auf welche Produkte und Sektoren Sie sich stärker konzentrieren müssen (Ihre Stars) oder welche Sie besser aufgeben oder eventuell sogar auslagern sollten (Ihre Dogs und Question Marks). Sie können damit auch Bereiche identifizieren, in denen Sie Ihre Produktionsprozesse rationalisieren und automatisieren müssen, um Ihre Gewinnspannen (Ihre Cash Cows) zu erhöhen.

5. Nutzen Sie Ihre Daten, um Trends zu erkennen und zukünftige Projekte zu prognostizieren.

Mit den BI-Dashboards können Sie Datenvergleiche erstellen und mit Hilfe von Filtern visuelle Informationen über die Anzahl von Bestellungen pro Monat abrufen sowie die Art der verkauften Produkte, welche Kunden Bestellungen aufgegeben haben usw. aufschlüsseln. Das bedeutet, dass Sie die Trends der vergangenen Jahre analysieren und vorhersagen können, wann die Zahl der Aufträge steigen wird, um vorbereitet zu sein.

Aus der Analyse können Sie z. B. ersehen, dass die Anzahl der im November bestellten Pull-up-Banner im Vergleich zum Vormonat über drei Jahre in Folge gestiegen ist, was Ihnen die Möglichkeit gibt, im Voraus zu planen und mehr Material zu bestellen.

6. Messen Sie die Einrichtzeiten für jeden Bediener

Analysieren Sie Ihre Produktionsdaten, um die durchschnittlichen Einrichtzeiten pro Periode zu ermitteln, und untergliedern Sie diese Daten dann, um diese Informationen pro Mitarbeiter anzuzeigen. Führen Sie eine Trendanalyse durch, um zu sehen, ob Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren können. Vielleicht brauchen die Mitarbeiter der Nachtschicht länger als die der Tagesschicht – jetzt, wo Sie das wissen, können Sie die Gründe dafür herausfinden und möglicherweise weitere Schulungen durchführen, um das Problem zu lösen.

7. Analysieren Sie die Reaktionszeiten, um Verbesserungen in der Kundenerfahrung sichtbar zu machen.

Sie können außerdem die Reaktionszeitdaten analysieren, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Wie lange dauert es zum Beispiel im Durchschnitt von der Bestellung bis zur Auslieferung? Wie lange warten die Kunden nach der Anfrage auf einen Kostenvoranschlag? Die Identifizierung dieser Trends macht es Ihnen möglich, daran zu arbeiten, die mit diesem Bereich verbundenen Prozesse stärker zu automatisieren.

Hier zwei Beispiele:

• Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen, indem Sie diesen Prozess digitalisieren. Einer unserer Kunden hat dies vor kurzem getan, und hier finden Sie heraus, wie.
  
• Wenn Sie bemerken, dass Ihre Mitarbeiter im Kundendienst zu viel Zeit mit der Bearbeitung von Druckvorlagen verbringen, während kostspielige Fehler mehrere Tage lang im weiteren Verlauf des Arbeitsablaufs unbemerkt bleiben, werden Ihre Daten dies zeigen. Sie können eine automatisierte Übermittlung von Druckvorlagen implementieren, so dass sich Ihre Kundendienstberater nur noch mit Fehlern befassen müssen, die von der Software angezeigt werden.

Einem Bericht aus dem Jahr 2018 zufolge nutzen nur 40 % der Großunternehmen die Automatisierung im gesamten Unternehmen oder haben zumindest in einer Geschäftsfunktion vollständig automatisierte Prozesse (McKinsey, 2018). Somit sollte jede Gelegenheit zur Workflow-Automatisierung genutzt werden. Damit heben Sie sich von der Masse ab und verbessern Ihr Kundenerlebnis!

...2018 gaben nur 40 % der Großunternehmen an, Automatisierung über das gesamte Unternehmen hinweg zu nutzen.

Überzeugt? Hier sind die ersten Schritte auf Ihrem Weg zur BI-Software

1. Sprechen Sie mit Ihrem MIS-Software-Anbieter über die vorhandene Software und deren Integrationen.
2. Melden Sie sich für etwas wie PowerBI von Microsoft an – wie erwähnt, ist dies bei den meisten Office 365-Abonnements kostenlos und ist somit ein guter Ausgangspunkt.
3. Bestimmen Sie eine Person in Ihrem Team, die ein Verständnis für Daten und kontinuierliche Verbesserung hat, und ernennen Sie sie zum offiziellen BI-Projektleiter. Diese Person ist außerdem für die Verteilung von Lizenzen an das übrige Team zuständig und hält die Daten bereinigt und auf dem neuesten Stand.
4. Es ist wichtig, ein spezielles Team zu haben, das für Projekte zur kontinuierlichen Weiterentwicklung in den Bereichen Automatisierung und Systematisierung verantwortlich ist. Das sind auch die perfekten Leute, die die Einführung von BI-Software im Unternehmen begleiten und vorantreiben können.
5. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team alles hat, was es für den Erfolg braucht, wie die richtige Technologie und die nötige Zeit neben den üblichen Aufgaben.
6. Jetzt müssen Sie sicherstellen, dass Ihre MIS-Daten korrekt und optimiert sind, sonst ist es ein Fall von „wo Datenmüll reinkommt, kommt auch Datenmüll raus“. Vergewissern Sie sich beispielsweise, dass die Auftrags- und Produkttypen richtig eingestellt sind und dass erledigte Aufträge stets als abgeschlossen markiert werden. Wenn Sie Abstriche bei Ihren Daten zulassen und dann eine BI-Software einführen, wird das schnell deutlich. Das sollte Sie jedoch nicht davon abhalten, die BI-Dashboards zu nutzen – Sie können diese sogar dazu verwenden, fehlerhafte und ungeordnete Daten zu identifizieren und diese wieder auf Vordermann zu bringen.
7. Finden Sie eine BI-Community, der Sie beitreten können – Power BI verfügt über eine eigene Community und Benutzergruppen  für Benutzer weltweit, die mit Gleichgesinnten in Kontakt treten möchten, um Ideen auszutauschen, sich weiterzubilden und neue Produkte kennenzulernen. Diese Webseiten und Portale sind eine gute Möglichkeit, um Ratschläge einzuholen und Hilfe bei den ersten Schritten zu erhalten.

... Unternehmen, die BI-Software zur Datenanalyse einsetzen, sind am besten für den Erfolg positioniert

Es gibt viele Möglichkeiten, die Daten in Ihrer MIS-Software und Ihrer Software für Kostenkalkulationen zu nutzen, um auf dem Weg der kontinuierlichen Verbesserung mehr über Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihre Prozesse zu erfahren. Und es sind die Unternehmen, die BI-Software zur Abfrage und Analyse dieser Daten einsetzen, die am besten für den Erfolg positioniert sind.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Sie inspiriert hat, Ihre eigene Datenreise zu beginnen und BI-Software zu implementieren, um so fundierte Strategien zu entwickeln und intelligente Entscheidungen treffen zu können.