Libérez le pouvoir de votre MIS : conseils d’experts

Les imprimeries les plus performantes sont celles qui utilisent le maximum du potentiel de leur système d’information de gestion (MIS, Management Information Systems) et qui recherchent la moindre occasion de le faire évoluer.

C’est le message qui est ressorti très clairement de nos entretiens récents avec nos experts en implémentation.

Ces entretiens visaient à recueillir des conseils qui aideraient nos clients à tirer le meilleur parti de leur système d’information de gestion (MIS). En voici les résultats.

Contenu

• Faites le ménage : les avantages incroyables d’un nettoyage mensuel
• Pensez à l’intégration : profitez des avantages d’un flux de travail connecté
• Travaillez avec votre partenaire logiciel pour faire évoluer votre MIS
• Recueillez des données sur vos clients pour améliorer leur expérience
• Analysez vos données à l’aide d’outils de créations de rapports

Faites le ménage : les avantages incroyables d’un nettoyage mensuel

Le MIS se situe au cœur de votre entreprise et concerne tous les aspects de votre activité : vous devez donc veiller à lui prodiguer de petits soins de temps en temps. Passez-le régulièrement en revue pour vérifier que tous les utilisateurs saisissent les bonnes informations aux bons endroits. Voici quelques exemples :

• Les utilisateurs du logiciel CRM enregistrent-ils toutes les informations nécessaires à vos rapports, par exemple le secteur d’activité du client ou la campagne de marketing à l’origine de la demande ?

• Les travaux sont-ils marqués comme terminés à l’issue de l’ensemble des activités de production et de vente ?

• Les livraisons sont-elles marquées comme effectuées après la réception de la confirmation de la livraison ?

• Les factures sont-elles enregistrées comme réglées ? Ceci est particulièrement important si vous souhaitez générer des rapports financiers précis qui vous aideront à mieux préparer le mois suivant.

Nous recommandons à nos clients de consacrer une journée par mois au ménage de leurs données. En gardant le contrôle de la situation de cette manière, ils accèdent à des indicateurs utiles à l’évaluation des performances et à l’anticipation. Ils bénéficient également de données historiques précises qu’ils pourront utiliser pour établir des prévisions pour l’année à venir. Par exemple, si les deux derniers mois de novembre ont été particulièrement calmes, cette information leur permettra de planifier des promotions ou de cibler des types de clients différents sur de nouveaux marchés.

Selon nos experts, les imprimeurs les plus performants disposent d’une personne qui maîtrise bien le MIS et qui peut consacrer une journée par mois en dehors de ses tâches habituelles pour effectuer ce ménage.

Pensez à l’intégration : profitez des avantages d’un flux de travail connecté

Nos experts observent un autre facteur clé de différenciation parmi les imprimeries : leur attitude à l’égard de l’intégration et de la connectivité. Les imprimeurs qui consacrent du temps à la création d’un flux de travail automatisé et intégré sont les leaders du secteur. Voici quelques exemples d’intégrations rentables :

• Progiciels de comptabilité : l’intégration à un progiciel de comptabilité supprime la nécessité d’une double saisie, avec un énorme gain de temps à la clé.

• Intégration aux presses : l’utilisation du JDF pour transmettre les informations de production de votre MIS à vos presses permet un gain de temps important. Les feedbacks sur la production retransmis au MIS vous permettent d’établir un rapport de comparaison entre les coûts prévisionnels et réels des travaux.

• Vitrines : nous avons plus d’un client qui utilise une vitrine, développée en interne ou par une entreprise tierce, où les commandes en ligne de leurs clients sont directement transférées vers leur MIS sous forme de commande, sans aucune entrée manuelle.

Ce dernier exemple a véritablement changé la donne pour l’un de nos clients : il avait créé un flux de travail si fluide grâce à la commande en ligne, que le nombre de commandes quotidiennes avait dépassé ses capacités de traitement manuel. L’intégration de son MIS à sa vitrine a résolu ce problème : désormais, le premier point de contact humain pour ces commandes survient au moment où le travail apparaît prêt pour l’impression dans le MIS.

Travaillez avec votre partenaire logiciel pour faire évoluer votre MIS

Lorsque nous travaillons avec nos clients, nous aimons nous considérer comme un partenaire et non comme un simple fournisseur de logiciels. Nous voulons que nos clients nous voient comme un membre supplémentaire de leur équipe pour pouvoir les accompagner dans l’amélioration continue grâce à la technologie.

Pour tirer le meilleur parti de votre MIS, vous devez donc profiter de cette opportunité avec votre fournisseur et communiquer régulièrement avec lui. Son rôle est de répondre aux questions, partager son expertise, faire part de ses idées et aider à la réalisation des projets dans la mesure du possible. Nos experts en implémentation ont déclaré qu’ils prenaient beaucoup de plaisir à le faire. N’hésitez donc pas à les contacter pour développer cette relation.

Recueillez des données sur vos clients pour améliorer leur expérience

Pour vous démarquer de vos concurrents et gagner des marchés, vous devez cibler vos campagnes correctement. Mais comment savoir quels clients cibler et avec quel produit ?

Si votre MIS dispose d’un logiciel CRM intégré, vous pouvez l’utiliser pour connaître les produits particuliers qui intéressent vos clients et prospects. Votre équipe de vente peut aussi utiliser ces données pour une communication plus ciblée.

Les imprimeurs qui utilisent leur MIS pour enregistrer ce type d’informations sur leurs clients sont ceux qui augmentent leurs ventes et offrent une expérience client de meilleure qualité. Une étude réalisée en 2019 par Hotjar a d’ailleurs montré que la deuxième raison de mécontentement des clients à l’égard des entreprises résulte d’une mauvaise compréhension de leurs besoins par les collaborateurs.

Le conseil de nos experts est donc le suivant : assurez-vous de tirer le meilleur parti des fonctionnalités CRM de votre MIS. De plus, enregistrez (et utilisez !) vos données CRM pour mener des actions de vente et de marketing ciblées et pour communiquer avec les clients.

Analysez vos données à l’aide d’outils de créations de rapports

Depuis le début de la crise économique, lorsque la volonté de réduire les coûts et le gaspillage est devenue une préoccupation majeure, les imprimeurs ont pris conscience de l’importance des données et des rapports. À l’époque, le MIS servait à générer des KPI et à des rapports financiers qui permettaient de suivre ces indicateurs clés à une fréquence mensuelle ou hebdomadaire. Mais aujourd’hui, les imprimeries disposent d’outils encore plus performants qui leur permettent d’exploiter et d’analyser leurs données.

Les outils de business intelligence (BI) offrent aux dirigeants d’imprimerie une vue d’ensemble précise de l’activité de leur entreprise. Les rapports leur présentent une vue figée de l’activité réellement constatée. En revanche, le BI leur en révèle les raisons et met en évidence les moyens d’amélioration future.

Précisons que les rapports standard contenus dans votre MIS présentent toujours une très grande utilité pour analyser les performances de votre entreprise. En effet, un logiciel de BI les complète, mais ne les remplace pas. Les rapports sont utiles pour présenter des informations identiques sur des périodes données : les personnes peuvent ainsi s’habituer au format et aux informations et visualiser rapidement la situation. Mais l’ajout d’un outil de BI à votre arsenal vous donne plus de possibilités : vous découvrirez des tendances, des opportunités ainsi que des informations insoupçonnées. Vous pourrez ainsi prendre des décisions plus éclairées pour votre activité.