5 raisons de mettre à niveau ou de remplacer votre MIS

Si vous envisagez de mettre à niveau votre MIS sans avoir la certitude que ce soit le moment opportun, cet article peut vous aider.

Si l’un des 5 points clés listés ci-dessous vous correspond, il est peut-être temps de songer à une mise à niveau ou à un remplacement de votre MIS...

1. Vous utilisez un produit obsolète

Un produit obsolète ne fait plus l’objet d’un développement actif, sans avoir encore été complètement retiré du marché. Diverses raisons existent : votre fournisseur lance une nouvelle version ou une nouvelle gamme de produits, il a cessé ses activités, ou bien encore il a été racheté par une autre société qui veut orienter ses clients vers ses propres produits.

Si votre fournisseur considère votre MIS comme un produit obsolète, votre entreprise court des risques importants à prendre sérieusement en compte :

1. Le produit ne sera plus développé, donc vous ne bénéficierez pas des améliorations futures susceptibles d’améliorer votre activité. Une nouvelle méthode plus efficace pour établir des devis est apparue ? Ou bien un mode d’accès plus performant à vos données KPI à partir de votre MIS ? Un produit obsolète vous prive de tous ces avantages.
2. Le fournisseur arrêtera de proposer des correctifs ou de nouvelles mises à jour : si le produit présente des bugs ou d’autres problèmes, aucune correction n’interviendra.
3. Le fournisseur a cessé la prise en charge du produit. Ce risque revêt une importance majeure pour une entreprise, car toute défaillance du logiciel ou du matériel sur lequel elle fonctionne peut fortement perturber le fonctionnement général de celle-ci.

Les produits obsolètes peuvent également avoir d’autres répercussions sur votre entreprise. Par exemple, vous pourriez vous retrouver dans l’incapacité de mettre à niveau vos plateformes matérielles, vos systèmes d’exploitation et vos portails web en raison d’une incompatibilité ou d’une compatibilité non vérifiée. Par ailleurs, il se pourrait que vous ne puissiez pas mettre à jour vos logiciels intégrés, tels que les progiciels de comptabilité ou les systèmes de web-to-print.

Niveau de risque : Moyen à élevé

Notre conseil : Passez rapidement à la version la plus récente du produit ou remplacez-le.

2. Votre partenaire MIS est financièrement instable

Bien entendu, votre partenaire de système de gestion de l’impression doit présenter la stabilité financière nécessaire pour supporter un ralentissement de l’économie. Cette stabilité doit aussi lui permettre de financer un programme de développement pérenne pour votre MIS. Dans le cas contraire, votre entreprise ne suivra pas le rythme et vous ne profiterez pas des futures avancées technologiques dans votre secteur.

Si votre partenaire réalise de mauvaises performances financières, il risque aussi une fusion ou un rachat par un concurrent, ce qui pourrait transformer votre logiciel en un produit obsolète (voir ci-dessus).

Niveau de risque : Élevé

Notre conseil : Vérifiez la solvabilité de votre partenaire MIS afin d’évaluer sa stabilité financière. En cas de signes alarmants, envisagez le remplacement de votre MIS ou, au moins, la mise en place d’un plan de secours pour faire face au pire des cas.

3. Vous entretenez de mauvaises relations avec votre fournisseur

La relation que vous développez avec votre fournisseur, de l’achat à la mise en service, est essentielle. Il en va de même pour vos relations régulières : vous devez être satisfait de l’aide que vous recevez après la phase d’installation.

Vous pouvez vous poser ces quelques questions pour évaluer votre expérience avec votre fournisseur :

Assistance technique :

• S’agit-il d’une assistance par téléphone, en ligne ou par e-mail ? En êtes-vous satisfait ?
• Avez-vous la possibilité de traiter avec un technicien situé dans votre zone géographique ?
• Avez-vous la possibilité de communiquer dans le cadre prévu par les accords de niveau de service ou les chartes d’assistance ?
• Êtes-vous satisfait des connaissances et des compétences techniques de l’équipe d’assistance ?
• Les bugs des logiciels sont-ils répertoriés et les correctifs publiés rapidement ?

Contact régulier :

• Le fournisseur du logiciel a-t-il maintenu le contact après l’installation ?
• Votre responsable de compte vous contacte-t-il régulièrement pour s’assurer que tout va bien et pour vous informer sur les nouveaux produits et services ?
• Avez-vous la possibilité d’évaluer le système afin de proposer de nouvelles procédures ou des gains d’efficacités liés au flux de travail ?

Ressources additionnelles :

Recevez-vous des informations supplémentaires au moyen de newsletters ou de webinaires ?

L’éditeur du logiciel vous fournit-il d’autres ressources (articles, études de cas, livres blancs, autres contenus multimédias) pour vous aider à utiliser votre logiciel de manière optimale ?

Niveau de risque : Faible

Notre conseil : Si l’un des éléments ci-dessus génère de l’insatisfaction chez vous, contactez votre responsable de compte et parlez-en avec lui. Donnez-lui la possibilité d’améliorer tous les points concernés. Si rien ne change, pensez éventuellement à changer de fournisseur.

4. Vous utilisez un nombre croissant d’applications logicielles tierces pour votre activité

Si vous constatez que vous multipliez les logiciels différents pour effectuer diverses tâches liées à votre activité, alors vous devriez probablement envisager de les fusionner. En unifiant votre système au maximum, vous améliorerez l’efficacité de votre flux de travail.

De plus, vos équipes communiqueront mieux entre elles et vous multiplierez les possibilités d’automatisation. Cette situation apparaît généralement avec l’évolution de votre activité : en effet, vous avez des besoins différents ou supplémentaires par rapport au moment où vous aviez investi dans votre MIS.

Niveau de risque : Faible

Notre conseil : Avant de chercher ailleurs, vérifiez auprès de votre partenaire MIS actuel s’il propose des modules supplémentaires dotés de la fonctionnalité désirée. Si ce n’est pas le cas, vous devrez peut-être remplacer votre MIS par une solution plus complète ou réfléchir à une intégration.

5. Vous recherchez une intégration et une automatisation plus poussées

Toutes les imprimeries connaissent les avantages de l’automatisation : réduction des points de contact et possibilités d’exécution des travaux plus rapide et à moindre coût.

Pour y parvenir, votre MIS représente le mécanisme de base, grâce à l’automatisation des tâches administratives et productives, ainsi qu’à l’intégration avec les fournisseurs de services de prépresse, de presse et de post-presse. Cependant, avec l’évolution des technologies, la version actuelle de votre MIS ne prend pas forcément en charge les dernières avancées dans ce domaine.

Une mise à jour s’impose peut-être pour bénéficier des dernières intégrations des fournisseurs.

Assurez-vous aussi que votre partenaire de système de gestion de l’impression accepte l’intégration avec des logiciels tiers. Certains fournisseurs n’acceptent de se connecter qu’à leurs propres solutions logicielles et matérielles, ce qui limitera considérablement votre choix d’équipements pour le prépresse, la presse et le post-presse. La restriction à la solution d’un fournisseur unique présente un risque commercial : en effet, vous ne pourrez pas travailler avec vos partenaires privilégiés, ni choisir l’équipement ou le logiciel adéquat.

Niveau de risque : Faible à moyen

Notre conseil : Si vous souhaitez accroître l’automatisation et que votre MIS ne prend pas en charge les dernières intégrations des fournisseurs, mettez-le à niveau le plus tôt possible. Et si vous travaillez actuellement avec un fournisseur qui n’est pas ouvert aux intégrations tierces, il est peut-être temps de songer à en changer.

Vous reconnaissez-vous dans l’une des situations présentées ci-dessus ?

Votre MIS doit générer un flux de travail intelligent qui réduit vos coûts d’exploitation ou soutient votre stratégie de croissance, voire les deux. Il doit fournir des informations de gestion significatives et faciles à interpréter pour faciliter la prise de décisions essentielles.

En d’autres termes, votre MIS joue un rôle fondamental dans votre activité. Considérez-le vraiment comme un élément important de l’équipement de production, à l’instar d’une nouvelle presse. C’est aussi important que cela.

Si vous vous reconnaissez dans l’une des problématiques ci-dessus, il est temps de réunir votre équipe pour discuter sérieusement des moyens de redresser la situation.