5 Gründe, warum Sie Ihr MIS aufrüsten oder erneuern müssen

Wenn Sie ein MIS-Upgrade in Erwägung ziehen, sich aber nicht 100% sicher sind, ob es der richtige Zeitpunkt dafür ist, dann wird Ihnen dieser Artikel helfen.

Wenn Sie sich mit einem der folgenden 5 Punkte identifizieren, dann ist es möglicherweise an der Zeit, den Sprung zu wagen und aufzurüsten oder zu erneuern...

1. Ihr Produkt ist ein Legacy-Produkt

Ein Legacy-Produkt wird nicht mehr aktiv entwickelt, ist aber noch nicht vollständig eingestellt. Dies kann der Fall sein, wenn Ihr Anbieter eine neue Version oder eine neue Produktpalette herausbringt, oder weil er seinen Betrieb eingestellt hat oder von einem anderen Unternehmen aufgekauft wurde, das die Kunden auf seine eigenen Produkte umstellen will.

Wenn Ihr MIS von Ihrem Anbieter als Legacy-Produkt eingestuft wird, gibt es einige erhebliche Risiken für Ihr Unternehmen, die Sie ernsthaft in Betracht ziehen sollten:

1. Dieses Produkt wird nicht mehr weiterentwickelt, so dass Sie nicht von zukünftigen Verbesserungen profitieren können, die Ihr Geschäft voranbringen könnten. Gibt es eine neue, effizientere Methode zur Erstellung von Angeboten? Eine bessere Möglichkeit, von Ihrem MIS aus auf Ihre KPI-Daten zuzugreifen? Mit einem veralteten Produkt würden Sie von all dem nicht profitieren.
2. Der Anbieter stellt keine Patches oder anderen Aktualisierungen mehr zur Verfügung, so dass Fehler oder andere Probleme im Produkt nicht mehr behoben werden können.
3. Der Anbieter unterstützt das Produkt nicht mehr. Dies ist ein ernsthaftes potenzielles Risiko für ein Unternehmen, da jeder Ausfall der Software oder Hardware, auf der es läuft, große Auswirkungen auf die allgemeinen Betriebsabläufe des Unternehmens haben kann.

Legacy-Produkte können sich auch in anderer Hinsicht auf Ihr Unternehmen auswirken. Es kann passieren, dass Sie Ihre Hardwareplattformen, Betriebssysteme und Webportale aufgrund von Inkompatibilität oder nicht getesteter Kompatibilität nicht aktualisieren können. Möglicherweise können Sie auch Ihre integrierte Software wie Buchhaltungspakete oder Web-to-Print-Systeme nicht aktualisieren.

Risikolevel: Mittel bis Hoch

Empfohlene Maßnahmen: Aktualisieren Sie auf die neueste Version oder ersetzen Sie die Software, und tun Sie es schnell!

2. Ihr MIS-Partner ist finanziell nicht stabil

Natürlich muss Ihr Print-MIS-Partner über die finanzielle Stabilität verfügen, um konjunkturelle Schwankungen zu überstehen. Entscheidend ist aber auch, dass Ihr Partner die Stabilität hat, um ein nachhaltiges Entwicklungsprogramm für Ihr MIS zu finanzieren. Andernfalls gerät Ihr Unternehmen ins Hintertreffen und Sie werden nicht von den künftigen technologischen Fortschritten in Ihrem Sektor profitieren können.

Eine schlechte finanzielle Lage kann außerdem das Risiko bergen, dass das Unternehmen fusioniert oder von einem Konkurrenten aufgekauft wird, was dazu führen könnte, dass Ihre Software zu einem Legacy-Produkt wird (siehe oben).

Risikolevel: Hoch

Empfohlene Maßnahmen: Prüfen Sie die Kreditwürdigkeit Ihres MIS-Partners, um dessen finanzielle Stabilität zu beurteilen. Wenn es Warnsignale gibt, sollten Sie Ihr MIS austauschen oder zumindest einen Notfallplan für das schlimmste Szenario aufstellen.

3. Sie haben keine gute Beziehung zu Ihrem Anbieter

Die anfängliche Beziehung, die Sie mit Ihrem Anbieter haben, vom Kauf bis zur Inbetriebnahme, ist entscheidend. Dies gilt aber auch für Ihre laufende Beziehung – Sie müssen mit dem Support, den Sie nach der Umsetzungsphase erhalten, zufrieden sein.

Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie sich stellen können, um Ihre bisherigen Erfahrungen mit Ihrem Anbieter zu bewerten:

Technischer Support:

• Handelt es sich um telefonischen, Online- oder E-Mail-Support? Sind Sie mit dem, was es ist, zufrieden?
• Sind Sie in der Lage, mit einem Techniker in Ihrer Region zu sprechen?
• Sind Sie in der Lage, innerhalb der vereinbarten SLA oder im Rahmen des Supportvertrags Kontakt aufzunehmen?
• Sind Sie mit den technischen Fähigkeiten und Kenntnissen des Support-Teams zufrieden?
• Werden Softwarefehler protokolliert und Fehlerbehebungen zeitnah veröffentlicht?

Anhaltender Kontakt:

• Hat der Softwareanbieter den Kontakt nach der Implementierung aufrechterhalten?
• Setzt sich Ihr Kundenbetreuer regelmäßig mit Ihnen in Verbindung, um zu erfahren, wie es bei Ihnen aussieht, und um Sie über neue Produkte und Dienstleistungen zu informieren?
• Haben Sie die Möglichkeit einer Systemüberprüfung mit Blick auf Vorschläge für neue Arbeitsabläufe oder Effizienzsteigerungen?

Zusätzliche Ressourcen:

Erhalten Sie zusätzliche Informationen wie Newsletter oder Webinare?

Stellt Ihnen der Softwareanbieter weitere Ressourcen wie Artikel, Fallstudien, White Papers und andere Multimedia-Inhalte zur effektiven Nutzung Ihrer Software zur Verfügung?

Risikolevel: Niedrig

Empfohlene Maßnahmen: Wenn Sie mit einem der oben genannten Punkte nicht zufrieden sind, wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer und teilen Sie ihm dies mit! Geben Sie Ihrem Anbieter die Möglichkeit, etwaige Mängel zu beheben. Wenn sich die Situation nicht verbessert, sollten Sie einen Wechsel des Anbieters in Erwägung ziehen.

4. Sie verwenden verstärkt zusätzliche Softwareanwendungen für Ihr Unternehmen

Wenn Sie feststellen, dass Sie für verschiedene Aufgaben in Ihrem Unternehmen verstärkt zusätzliche Software verwenden, sollten Sie wahrscheinlich eine Vereinheitlichung in Betracht ziehen. Je einheitlicher ein System ist, desto effizienter ist Ihr Workflow.

Zudem wird die Kommunikation in Ihren Teams verbessert und es eröffnen sich mehr Möglichkeiten zur Automatisierung. Diese Situation tritt in der Regel ein, wenn sich Ihr Unternehmen verändert hat und sich damit die Anforderungen an Ihr MIS verändert/erweitert haben.

Risikolevel: Niedrig

Empfohlene Maßnahmen: Bevor Sie sich anderweitig umsehen, sollten Sie sich zunächst bei Ihrem derzeitigen MIS-Anbieter erkundigen – möglicherweise gibt es zusätzliche Module, die über die von Ihnen gewünschte Funktionalität verfügen. Wenn nicht, müssen Sie Ihr MIS durch ein umfassenderes System ersetzen oder eine Integration in Betracht ziehen.

5. Sie wollen mehr Integration und Automatisierung

Jedes Druckunternehmen ist sich der Vorteile der Automatisierung bewusst – sie reduziert die Anzahl der Kontaktpunkte und ermöglicht es Ihnen, Aufträge schneller und kostengünstiger zu produzieren.

Ihr MIS ist der zentrale Mechanismus, der dies vorantreibt, und zwar durch die Automatisierung von Verwaltungs- und Produktionsvorgängen sowie durch die Integration mit Anbietern aus den Bereichen Druckvorstufe, Druck und Druckweiterverarbeitung. Doch ändern sich Dinge von Zeit zu Zeit und es kann passieren, dass die aktuelle Version Ihres MIS nicht mehr die neuesten Entwicklungen in diesem Bereich unterstützt.

Ein Upgrade kann erforderlich sein, um die Vorteile der neuesten Anbieterintegrationen zu nutzen.

Sie müssen außerdem sicherstellen, dass Ihr Print-MIS-Partner offen für die Integration mit Drittanbietern ist. Einige Anbieter arbeiten nur mit ihren eigenen Software- und Hardwarelösungen, was die Auswahl an Geräten für die Druckvorstufe, den Druck und die Weiterverarbeitung erheblich einschränkt. Die Beschränkung auf die Lösung eines einzigen Anbieters birgt ein Geschäftsrisiko: Es ist Ihnen unter Umständen nicht möglich, mit Ihren bevorzugten Partnern zusammenzuarbeiten oder das für Sie beste Gerät oder Softwareprodukt zu wählen.

Risikolevel: Niedrig - Mittel

Empfohlene Maßnahmen: Wenn Sie die Automatisierung erhöhen möchten und Ihr MIS nicht die neuesten Anbieterintegrationen unterstützt, müssen Sie es so schnell wie möglich aktualisieren. Und wenn Sie derzeit mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der nicht offen für die Integration mit Drittanbietern ist, dann ist es vielleicht an der Zeit, den Anbieter zu wechseln.

Trifft einer der oben genannten Punkte auf Sie zu?

Ihr MIS sollte Ihnen einen intelligenten Workflow bieten, der entweder Ihre Betriebskosten senkt, Ihre Wachstumsstrategie unterstützt oder Ihnen eine Kombination aus beidem bietet. Es sollte aussagekräftige und leicht zu interpretierende Managementinformationen liefern, die bei wichtigen Geschäftsentscheidungen helfen.

Was wir damit sagen wollen, ist, dass Ihr MIS einen großen Einfluss auf Ihr Unternehmen hat. Und Sie sollten es tatsächlich als ein wichtiges Produktionsmittel ansehen, wie z. B. eine neue Druckmaschine. Es ist genauso wichtig.

Wenn also eines der oben genannten Probleme auf Sie zutrifft, ist es an der Zeit, sich mit Ihrem Team zusammenzusetzen und ernsthaft darüber zu diskutieren, wie Sie wieder auf den richtigen Weg kommen.