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Westkey •  Xibita

Westkey | Xibita erreicht One-Stop-Shop-Integration mit ePS MIS/ERP-Lösungen

Erfahren Sie, wie Westkey | Xibita die Transformation ihres Unternehmens von einer Druckerei für Geschäftsformulare zu einem florierenden Full-Service-Shop erfolgreich gemeistert hat. Die Workflow-Lösungen von eProductivity Software spielten dabei eine wichtige Rolle.

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„Die Umstellung auf Monarch ist eine große Hilfe bei der Beseitigung von Informationssilos. Außerdem haben unsere Experten die Möglichkeit, bei der Entwicklung von Standards und Verfahren mitzureden.“

Gregory Don, Vizepräsident für Finanzen

Über das Unternehmen

Westkey Graphics ist eine Full-Service-Druckerei, die Akzidenzen, Etiketten, Verpackungen, Großformate, Geschäftsformulare, neue Medien, Postversand, Lagerhaltung und Vertrieb aus einer Hand anbietet.

Mit Wurzeln, die bis in die 1930er Jahre zurückreichen, ist Westkey eines der größten Druck- und Grafikunternehmen an der kanadischen Westküste mit Hauptsitz im Großraum Vancouver, Produktionsstätten im Großraum Vancouver, Kelowna und Edmonton sowie sechs Vertriebsbüros in British Columbia und Alberta.

Die Herausforderung

Unternehmensumwandlungen können heikel sein. Führungskräfte müssen den Spagat schaffen, sich von Geschäftsmodellen und Märkten zu trennen, die nicht mehr lebensfähig sind, und gleichzeitig den Übergang zu neuen, oft ungewohnten Dienstleistungen zu vollziehen. Dieser Prozess erfordert eine Vision, Disziplin, Geschäftssinn und in der Regel auch die richtige digitale Infrastruktur, um neue, komplexere und stärker integrierte Geschäftsabläufe voranzutreiben.

Westkey Graphics hat diesen Wandel erfolgreich vollzogen und sich von einer Druckerei für Geschäftsformulare zu einem florierenden Full-Service-Geschäft entwickelt. Die Workflow-Lösungen von eProductivity Software haben bei diesem Prozess eine wichtige Rolle gespielt.

„Um die Jahrhundertwende begannen die Geschäftsformen zu sinken, so dass wir den Weg der Diversifizierung vor vielen anderen in der Branche einschlagen mussten“, sagt Gregory Don, Vice President of Finance bei Westkey Graphics. 

Im Laufe der Jahre hat Westkey durch organische Expansion und mehrere strategische Akquisitionen den Akzidenzdruck, Großformatdienste, eine digitale Abteilung, Etiketten und Verpackungsangebote sowie umfassende E-Commerce-Fähigkeiten hinzugefügt, während die ursprünglichen Geschäftsformulare, Mailing und die Lagerhaltung beibehalten wurden.

In den letzten vier Jahren expandierte das Unternehmen auch in den Bereich der neuen Mediendienste mit einer Schwesterfirma namens Thinkingbox Media and Design, die Augmented Reality, NFC, 3D-Animations-App-Entwicklung und andere Plattformausführungen anbietet. Eine weitere Abteilung, Xibita, bietet Messen, Umwelt- und Erlebnisdisplays an.

As its services multiplied, Westkey needed to address productivity and efficiency needs, as well as the challenge that information silos posed.
circle-check Icon - eProductivity Software Necessary Diversification: Adapting to declining business forms by diversifying services.
circle-check Icon - eProductivity Software Complex Transition: Evolving into a full-service shop through expansion and acquisitions.
circle-check Icon - eProductivity Software Digital Infrastructure: Relying on eProductivity Software for seamless business integration.

Die Lösung

Die Back-End-Tools der eProductivity-Software PrintStream Fulfillment haben es Westkey Graphics ermöglicht, sein Lager sowie die spezifischen Anforderungen einzelner Aufträge einfacher zu verwalten.

Automatisierung von Funktionen und Erweiterung des Dienstleistungsangebots

Die Verwendung der eProductivity Software Logic™ MIS-Software durch das Unternehmen in den letzten zehn Jahren hat das Team von Westkey Graphics auf die Vorteile einer druckspezifischen MIS-Plattform eingestimmt. „Mit diesem System lernte ich die Vorteile einer Software kennen, die speziell für eine bestimmte Branche entwickelt wurde und die bewährten Verfahren und Prozesse dieser Branche widerspiegelt“, sagt Don.

„Wir begannen damit, einige der Funktionen zu digitalisieren, die wir zuvor manuell erledigt hatten, wie z. B. Bestellungen, Stundenzettel und Kostenvoranschläge. Dadurch haben wir viel Zeit gespart und Fehler reduziert.“ 

Da eine weitere Automatisierung erforderlich war, installierte Westkey eProductivity Software MarketDirect StoreFront, eine E-Commerce-Plattform, und eProductivity SoftwarePrintStream® Fulfillment zur Verwaltung der Lager- und Vertriebsabläufe. 

„Wir waren von den Backend-Tools in PrintStream beeindruckt“, sagt Don. „Es ist ein robustes System, um das Lager effektiver zu verwalten, aber auch, um alle unterschiedlichen Anforderungen für jeden Kunden zu verfolgen.

Beim Fulfillment sind Sie mit den Abläufen Ihrer Kunden verzahnt, und Sie müssen alle Regeln und Vorschriften kennen, die diese haben, und mit ihnen bei der Verwaltung ihrer Vermögenswerte zusammenarbeiten. PrintStream konnte viele dieser Einschränkungen und Kriterien modellieren und uns im Hintergrund helfen.“

Letztes Jahr war Westkey bereit, einen weiteren großen Schritt in Richtung Effizienz und Automatisierung zu machen, indem es auf die eProductivity Software Enterprise Commercial Print Suite umstieg, die die eProductivity Software Monarch MIS/ERP-Technologie enthält.

Die Suite bietet eine breite Palette von Funktionen für den Druckbetrieb, und die vollständige Implementierung von Westkey umfasst Komponenten für die Kalkulation, das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), die Auftragsverwaltung, Business Intelligence (BI)-Dashboards und -Berichte, Analysen, Einkauf, Forderungen, Versand, Kalkulation und Finanzwesen.

Enterprise Commercial Print Suite

Die MarketDirect-Kundenbindungsplattform wurde entwickelt, damit Ihr Unternehmen online verkaufen, vermarkten und beschaffen kann. MarketDirect ist das erste Produkt seiner Art und vereint die legendären E-Commerce-, Marketing-, Fulfillment- und Personalisierungs-Tools von eProductivity Software in einer leistungsstarken Plattform. 

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Das Ergebnis

Beseitigung von Informationssilos

Westkey Graphics hat nun Zugang zu einem kompletten Workflow, mit dem es seine verschiedenen operativen Abteilungen, seinen E-Commerce-Service und alle Support-Vorgänge, von der Kalkulation bis zur Buchhaltung, integrieren kann.

„Zusätzlich zu den effizienteren Integrationen haben wir mit Modulen wie Process Shipper zusätzliche Funktionen erhalten, die uns viel Arbeit ersparen“, sagt Don. „Auch die Terminplanung ist mit der Suite perfekt für uns. Wir erledigen viele kleine Aufträge und bearbeiten eine große Anzahl von Vorgängen pro Tag, und das schreit geradezu nach einer automatisierten Terminplanung.

„Die CRM-Komponente“, so Don weiter, „hat die Kommunikation zwischen Vertriebsmitarbeitern und Planern verbessert. Unser Vertriebsteam verkauft unsere Produkte in allen Abteilungen, und Monarch ist großartig darin, sie durch die Fragen zu führen, die sie stellen müssen, und füllt den Kostenvoranschlag automatisch mit ihren Antworten, was ihre Arbeit enorm erleichtert.“

Die Suite von Westkey enthält laut Don auch beeindruckende BI-Dashboards, so dass die Führungskräfte von Westkey die Datenauswertung, die sie bereits durchgeführt haben, verfeinern können und zusätzliche Kontrolle und Transparenz für Kosten und andere Leistungsindikatoren erhalten.

Eine angenehme Überraschung für das Unternehmen war das hohe Niveau der Informationsintegration, das Monarch bietet.

„Bei einigen Systemen kommt Müll rein und Müll raus, obwohl das System es erlaubt, die Arbeit fortzusetzen“, sagt Don. „Einer der Vorteile von Monarch besteht darin, dass der Auftrag nicht ausgeführt werden kann, wenn Sie nicht alle erforderlichen Informationen zu Beginn angeben. Dieser Teil gefällt mir sehr. Alles ist straffer und schlanker, bis hin zum Backend, wo es die Hauptbuchcodierung steuert.“

Eine weitere Herausforderung, zu der Monarch beiträgt, sind Informationssilos. Als Westkey expandierte, arbeiteten die einzelnen Abteilungen weiterhin unabhängig voneinander, was dazu führte, dass Informationen nicht immer mit anderen Abteilungen ausgetauscht wurden

  • Integrierter Workflow

    Westkey Graphics verfügt nun über einen einheitlichen Arbeitsablauf, der alle operativen Abteilungen, den elektronischen Handel und die Supportfunktionen miteinander verbindet und Informationssilos beseitigt.

  • Effiziente Aufgabenverwaltung

    Module wie Process Shipper und die automatisierte Zeitplanung haben die Effizienz von Aufgaben erheblich verbessert, insbesondere bei kleinen Aufträgen und der täglichen Bearbeitung von Anträgen.

  • Verbesserte Verkaufsunterstützung

    Die CRM-Komponente rationalisiert die Kommunikation zwischen Vertriebsmitarbeitern und Planern und vereinfacht den Verkaufsprozess und die Erstellung von Kostenvoranschlägen.

  • Robuste BI-Dashboards

    Die Suite bietet leistungsstarke BI-Dashboards, die Führungskräften bessere Dateneinblicke und Kostenkontrolle ermöglichen.

  • Datengenauigkeit

    Die Dateneingabeanforderungen von Monarch reduzieren Fehler und sorgen für einen reibungsloseren Prozess, selbst bei Back-End-Aufgaben wie der Codierung des Hauptbuchs.

  • Aufbrechen von Silos

    Monarch fördert die Zusammenarbeit, bricht Informationssilos auf und verbessert die Zugänglichkeit und Transparenz.

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„Die Umstellung auf Monarch ist eine große Hilfe bei der Beseitigung von Informationssilos. Es gibt unseren Experten auch die Möglichkeit, bei der Entwicklung von Standards und Prozessen mitzureden, so dass Nicht-Experten die Programme nutzen können, um zum Beispiel Kostenvoranschläge zu erstellen, ohne alle Feinheiten des Vorgangs kennen zu müssen, da sie in das Programm integriert sind.“

Das schafft den Experten ein wenig Freiraum. Es trägt dazu bei, diese Silos aufzubrechen und für mehr Zugänglichkeit und Transparenz zu sorgen.“

Gregory Don,
Vizepräsident für Finanzen