Books International rationalise sa production grâce à ePS Midmarket Print Suite

S'efforcer d'atteindre un niveau supérieur d'efficacité du flux de travail

Books International a choisi d'adopter une approche progressive pour la mise en œuvre d'ePS Midmarket Print Suite powered by Pace et de la solution de planification dynamique ePS PrintFlow. « Nous avons connu une croissance rapide et nous prévoyons de la poursuivre », a déclaré M. Shaffer. « Nous avions dépassé notre ancien système et nous nous sommes tournés vers Pace pour nous aider à atteindre le niveau suivant d'efficacité du flux de travail.

M. Shaffer note que si la tendance, lors de la mise en œuvre d'un nouveau flux de travail MIS/ERP, est d'essayer d'incorporer toutes les fonctionnalités souhaitées et de les perfectionner avant le lancement, Books International a estimé que cette approche retarderait sa capacité à tirer rapidement profit de son investissement dans Pace. « Nous avons décidé de commencer par notre production de base », ajoute M. Shaffer. « Nous recevons chaque jour une centaine de commandes de base, mais des milliers de commandes d'impression à la demande. Il était donc beaucoup plus facile de résoudre les problèmes liés aux commandes de base avant de s'attaquer à l'impression à la demande. » 

Books International a mis en service les commandes de base en août 2019 et utilise Pace pour les commandes d'impression à la demande depuis mai 2020. Chez Books International, les commandes de base, qui sont des livres de premier tirage, sont saisies manuellement et gérées par un CSR.

« Nous avons beaucoup appris sur Pace et sur la manière dont nous pouvions l'utiliser efficacement en saisissant manuellement ces commandes », a déclaré M. Shaffer. « Les travaux de base sont d'abord saisis sous forme d'estimation, puis convertis en travaux et programmés via PrintFlow. C'est notre flux de travail d'impression à la demande qui nous rend uniques et qui a nécessité une bonne dose de personnalisation au cours du processus de mise en œuvre ».

Impression à la demande rationalisée

Selon M. Shaffer, Books International a été la première entreprise de Pace à importer des commandes  à partir de XML. Elle explique : « Nous recueillons les commandes d'impression à la demande tout au long de la journée et, le soir, nous générons un fichier XML qui comprend toutes les données relatives au livre, les informations sur la commande, les prix et les instructions d'expédition, le tout envoyé par lots à Pace, et c'est là que la magie opère.

Chaque ISBN est un travail distinct. Un devis est créé à la volée pour chaque commande, puis reconverti en travail dans Pace. Vous pouvez avoir 20 commandes différentes pour un seul ISBN, et celles-ci sont regroupées en un seul travail, ou vous pouvez n'avoir qu'une seule commande pour un ISBN donné. Chacun a son propre numéro de travail et son propre devis au sein de Pace ».

La plupart des commandes sont passées électroniquement par le biais d'une interface de données électroniques. Pour l'impression à la demande, les fichiers et les métadonnées de chaque titre ont été définis à l'avance, ce qui permet de traiter automatiquement les commandes d'impression à la demande et de les envoyer directement à la presse.

Le statut est alors mis à jour dans Pace pour indiquer que le travail a été envoyé à l'impression. « Pace est désormais le cerveau de notre flux de travail, au lieu de travailler avec un groupe de systèmes autonomes, » explique M. Shaffer. « Cela nous permet de connaître rapidement l'état de chaque titre dans le cadre d'une commande d'impression à la demande. » Selon M. Shaffer, il reste encore du travail à faire pour perfectionner le processus. « Nous voulions commencer à utiliser et à bénéficier de Pace rapidement », dit-elle, « et nous n'avons donc pas essayé de tout faire en même temps. Nous sommes actuellement en train d'affiner la facturation de l'impression à la demande dans Pace.