Kundenerfolgsgeschichte | Books International

„Ich sehe ePS Pace als den Industriestandard für Druck-MIS und war begeistert, es hier bei Books International zu implementieren. Es hat bereits einen großen Unterschied in unserem Arbeitsablauf gemacht, und das wird sich in Zukunft nur noch verbessern.“

Dixie Shaffer Direktorin für Vorproduktionsdienste, Books International

Books International, ein familiengeführtes Unternehmen, bietet seit 1984 von seinem Hauptsitz in Dulles, Virginia, aus Fulfillment-Dienstleistungen an und hat in den letzten Jahren sein Angebot um Print-on-Demand- und digitale Dienstleistungen für Verlage weltweit erweitert.

Das Unternehmen verwaltet mehr als 200.000 Titel und produziert jedes Jahr Aufträge im Wert von 200 Millionen Dollar von seinem Hauptsitz in Virginia und einem Satellitenwerk in Chicago aus. Books International hat mehr als 150 Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Books International, ein Hersteller von digital gedruckten Büchern, verfügt über zwei Produktions-Workflow-Ströme: Seine Kernaufträge, bei denen es sich in erster Linie um Erstauflagen in höheren Stückzahlen handelt, und seine Print-on-Demand-Aufträge in kleineren Auflagen zur Auffüllung des Lagerbestands und zum Druck auf Bestellung.

Das Unternehmen verfügte zwar über ein selbst entwickeltes System, das aus einer SQL-Datenbank und einem Access-Frontend bestand, aber Books International wollte es durch eine funktionellere Lösung ersetzen, die die Verarbeitung rationalisiert, mit dem Wachstum des Unternehmens mitwächst und unter anderem mehr Details über den Auftragsstatus zu jedem beliebigen Zeitpunkt im Produktionsprozess liefern konnte.

Books International hatte bereits die ePS Pace™ MIS/ERP-Software erworben, als Dixie Shaffer als Direktorin für Vorproduktionsdienste zum Unternehmen kam. Sie kannte Pace bereits von einem früheren Arbeitgeber und wollte Books International bei der Implementierung des Systems als Pace-Projektmanagerin unterstützen. Das Unternehmen erwarb auch ePS PrintFlow®, um die Planung sowohl für die Haupt- als auch für die bedarfsgesteuerten Druckabläufe zu automatisieren.

Betriebsebene

Verwaltung von mehr als 200.000 Titeln pro Jahr

Aufträge im Wert von 200 Millionen Dollar pro Jahr

Mehr als 150 Mitarbeiter

Die Lösung

Books International wollte die Workflow-Effizienz durch eine schrittweise Implementierung der ePS Midmarket Print Suite und der ePS PrintFlow Scheduling-Lösung steigern. Man begann mit der Kernproduktion, lernte das System kennen und optimierte es durch die manuelle Eingabe von Kernaufträgen. Sie optimierten das Print-on-Demand-Verfahren, indem sie Aufträge aus XML importierten, für jede ISBN einen eigenen Auftrag erstellten und elektronische Datenschnittstellen zur effizienten Auftragsabwicklung nutzten. Jetzt ist Pace die zentrale Drehscheibe für ihren Workflow und bietet einen umfassenden Überblick über den Status jedes Titels innerhalb der Print-on-Demand-Aufträge. Auch wenn die Verfeinerungen noch nicht abgeschlossen sind, konnte das System auf diese Weise schnell genutzt und die Abrechnung im Print-on-Demand-Verfahren verbessert werden.

Streben nach der nächsten Stufe der Workflow-Effizienz

Books International entschied sich für einen schrittweisen Ansatz zur Implementierung der ePS Midmarket Print Suite powered by Pace und der dynamischen Planungslösung ePS PrintFlow. „Wir sind schnell gewachsen und erwarten, dass wir dieses Wachstum fortsetzen“, so Shaffer. „Wir waren aus unserem Altsystem herausgewachsen und suchten nach Pace, um die nächste Stufe der Workflow-Effizienz zu erreichen.“

Shaffer merkt an, dass die Tendenz bei der Implementierung eines neuen MIS/ERP-Workflows darin besteht, zu versuchen, alle gewünschten Funktionen zu integrieren und sie vor der Einführung zu perfektionieren, aber Books International war der Meinung, dass dieser Ansatz seine Fähigkeit, schnell von seiner Pace-Investition zu profitieren, verzögern würde. „Wir haben beschlossen, zuerst mit unserer Kernproduktion zu beginnen“, fügt Shaffer hinzu. „Wir erhalten täglich etwa 100 Kernaufträge, aber Tausende von Print-on-Demand-Aufträgen. Es war also viel einfacher, die Probleme mit den Kernaufträgen zu lösen, bevor wir uns an den Druck auf Bestellung wagten.“

Books International ging im August 2019 mit Kernaufträgen live und nutzt Pace seit Mai 2020 für Print-on-Demand-Aufträge. Bei Books International werden Kernaufträge, d. h. Bücher in Erstauflage, manuell eingegeben und von einem CSR verwaltet.

„Wir haben viel über Pace gelernt und wie wir es effektiv nutzen können, indem wir diese Aufträge manuell eingeben“, so Shaffer. „Kernaufträge werden zunächst als Kostenvoranschlag eingegeben, dann in einen Auftrag umgewandelt und über PrintFlow geplant. Es ist unser Print-on-Demand-Workflow, der uns einzigartig macht und der während des Implementierungsprozesses eine Menge Anpassungen erforderte.“

Rationalisierter Druck On-demand

Laut Shaffer war Books International die erste Pace-Implementierung, die Aufträge aus XML importierte. Sie erklärt: „Wir sammeln den ganzen Tag über Print-on-Demand-Bestellungen, und am Abend generieren wir eine XML-Datei mit allen Buchdaten, Bestellinformationen, Preisen und Versandanweisungen, die wir an Pace übermitteln, und dann passiert das Wunder.

Jede ISBN ist ein separater Auftrag. Für jeden Auftrag wird ein Kostenvoranschlag erstellt, der dann in Pace in einen Auftrag umgewandelt wird. Sie können 20 verschiedene Aufträge für eine einzige ISBN haben, die dann in einem einzigen Auftrag zusammengefasst werden, oder Sie können nur einen Auftrag für eine bestimmte ISBN haben. Jeder hat eine eigene Auftragsnummer und einen eigenen Kostenvoranschlag innerhalb von Pace.“

Die meisten Aufträge werden elektronisch über eine elektronische Datenschnittstelle erteilt. Für Print-on-Demand wurden die Dateien und Metadaten für jeden Titel im Voraus eingerichtet, so dass Print-on-Demand-Bestellungen automatisch verarbeitet und direkt an die Druckerei geschickt werden können.

Der Status wird dann in Pace aktualisiert, um anzuzeigen, dass der Auftrag an den Druck gegangen ist. „Pace ist jetzt das zentrale Gehirn unseres Workflows, anstatt mit einer Gruppe von Einzelsystemen zu arbeiten“, sagt Shaffer. „So können wir schnell den Status jedes einzelnen Titels innerhalb einer Print-on-Demand-Bestellung ermitteln.“ Laut Shaffer muss noch mehr getan werden, um das Verfahren zu perfektionieren. „Wir wollten schnell mit der Nutzung von Pace beginnen und davon profitieren“, sagt sie, „und deshalb haben wir nicht versucht, alles auf einmal zu machen. Wir arbeiten derzeit an der Verfeinerung der Print-On-Demand-Abrechnung in Pace.

Midmarket Print Suite

Browserbasierte, skalierbare und anpassbare MIS/ERP-Lösung für den Druck, die speziell für die kommerzielle Druck- und Display-Grafikindustrie entwickelt wurde. Angetrieben von zertifizierten End-to-End-Workflows, die entwickelt wurden, um Druck-Workflow-Management-Lösungen anzubieten, die einen sofortigen Nutzen bieten, bietet ePS.

Pace™ eine Vielzahl von Lösungen für:

Steigerung der Betriebseffizienz
Maximierung des Gewinnpotenzials
Optimierung der Druckproduktion und der Markteinführungszeit
Rationalisierung der Abläufe durch Verringerung der Berührungspunkte

Im ersten Monat haben wir die Abrechnung parallel mit einem Altsystem durchgeführt; bald werden wir ausschließlich Pace verwenden. Der nächste Schritt ist die Implementierung der Bestandsverfolgung durch Pace, und wir werden nach und nach weitere Funktionen hinzufügen.“

Das Unternehmen hat eine Betriebsdatenerfassung für Kernaufträge eingeführt und plant, dies auch für Print-on-Demand zu tun. „Im Moment wissen wir, dass Druckaufträge an die Druckmaschine geschickt wurden und wann sie fertig sind, aber wir wollen Zugang zu detaillierteren Daten, damit wir genau wissen, wo sich alles im Prozess zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet.“

Shaffer weist auch darauf hin, dass das Änderungsmanagement ein wichtiger Bestandteil des Implementierungsprojekts war. „Mitarbeiter, die schon länger hier sind, sträuben sich natürlich gegen Veränderungen, während neuere Mitarbeiter das System auf Anhieb lieben.“ Shaffer merkt an, dass das Unternehmen einige Fehlstarts bei der Pace-Implementierung hatte, aber als das Unternehmen einen Vollzeitprogrammierer für das Projekt abstellte und feststellte, dass wir nicht alles auf einmal implementieren mussten, ging es mit der Implementierung los. „Das ist eine Lektion, die wir gelernt haben“, sagt sie.

Verbesserte Effizienz

Optimierte Arbeitsabläufe und Prozesse.
Skalierbarkeit für Wachstum

Anpassungsfähig an eine schnelle Geschäftsexpansion.
Detaillierter Auftragsstatus

Produktionsverfolgung in Echtzeit.
Rationalisierter Druck On-demand

Automatisierte Auftragsabwicklung.
Verbessertes Auftragsmanagement

Bessere Kern- und Print-on-Demand-Verarbeitung.
Erfolgreiches Change Management

Reibungsloser Übergang für das Personal und bessere Sichtbarkeit.

Books International

Books International rationalisiert die
Produktion mit der ePS Midmarket
Druck-Suite

Über das Unternehmen